Презентация, доклад по теме: Архивное хранение документов

одна из основных задач делопроизводства

документов с целью использования ретроспективной документной информации.

Электронный архив систематизирует архивное хранение электронных документов.

по архивным документам предприятия;

- организационно-методическая помощь по ведению делопроизводства.

делопроизводственного года
Примеры сроков хранения:
гарантийные письма - 3 года акты проверок финансово-хозяйственной деятельности - 5 лет журналы регистрации несчастных случаев на производстве - 75 лет;
личные дела сотрудников - (75 л - возраст сотрудника); документы связанные с финансированием (планы, сметы, финансовые отчеты) - постоянно и т.д.

января года, следующего за годом окончания их делопроизводством. Например, если документ проходил в мае 2003 года, то срок его хранения будет исчисляться с 1 января 2004 года.

На отобранные к уничтожению документы составляется АКТ.
Документы измельчают в специальных машинах и затем сырье сдают в макулатуру.

государственный архив

структурного подразделения

Хранение 2 года

Архив организации

Дела временного хранения
(сдача по номенклатуре)

Дела постоянного хранения (сдача по описи)

Хранение 15 лет

Государственный архив

Хранение до истечение срока

уничтожение

хранения (свыше 10 лет):

оформление обложки;
составление внутренней описи документов;
переплет или подшивка;
нумерация листов;
составление заверительной надписи

(до 10 лет) :
документы оставляют в делах в скоросшивателях;
листы не нумеруются;
описи на дела и заверительные надписи не составляются.

картотеках, что обеспечивает их сохранность и защиту от пыли и света.
-Дела располагаются на полках вертикально в последовательности, которая соответствует последовательности их расположения в номенклатуре.
-На корешке каждого дела указывается его индекс по номенклатуре.
-Номенклатура дел прикрепляется на внутренней дверце шкафа.
-Для быстрого поиска документа сначала находят нужный номер дела по номенклатуре, а затем по номеру дела — нужную папку с документами.

и в соответствии с составленным заведующим архивом графиком, согласованным с руководителями структурных подразделений и утвержденным руководителем организации.
Вместе с делами в архив передаются регистрационно-контрольные картотеки делопроизводственной службы учреждения. Заголовок каждой картотеки должен быть включен в опись.

каждое дело с описью, проверяет правильность формирования и оформления дела. Заведующий архивом расписывается в приеме дел на всех экземплярах годовых разделов описи, указывает дату приема и количество принятых дел.
Один экземпляр годовых разделов описей возвращается сдатчику, остальные остаются в архиве.

отношение на имя руководства государственного архива с указанием названия организации, общего количества дел и крайних дат документов;
• описи в трех экземплярах, утвержденные ЭПК архивного отдела;
• историческую справку организации, если дела сдаются на государственное хранение впервые;
• справку о неполной сохранности документов (если какие-либо дела утрачены).

номера фонда, номера описи, номера дела.
Сверенные с описью и зашифрованные дела увязывают в архивные связки. Сдача дел оформляется актом. Организация-сдатчик и государственный архив расписываются на всех экземплярах описей и акта сдачи документов.
Два экземпляра описи и один экземпляр акта остаются в государственном архиве, третий экземпляр описи и второй экземпляр акта возвращаются организации и хранятся постоянно в делопроизводственной службе

документов в электронный архив сразу по завершению работы с ними в делопроизводстве.
База данных о документах формируется в процессе их регистрации.
Сроки хранения документов не зависят от формы их существования — бумажной или электронной и определяются, как уже сказано выше, специальными справочниками — перечнями документов с указанием сроков хранения (типовым и ведомственными).
Кроме того, в каждой организации имеется номенклатура дел. Она также вносится в компьютер и является самостоятельной таблицей в базе данных о документах организации.

карточке документа номера дела, в которое помещается документ, автоматически определять его срок хранения и инициировать перемещение или копирование документа в соответствующий раздел архива.
По окончании делопроизводственного года производится сортировка по делам всей базы данных о документах учреждения, сформировавшейся в течение года в процессе регистрации документов.
Данные о документах организации за истекший год используются для составления описи всех документов, сгруппированных по делам.
Внутри дела документы располагаются по порядку поступления (в основном в хронологическом порядке).

распечатывается в виде внутренней описи и подшивается в начале дела.
Архивные правила предусматривают составление описей дел постоянного и долговременного сроков хранения.
Наличие автоматизированной системы учета позволяет составлять подокументные описи, невозможные раньше при традиционной бумажной технологии ввиду их трудоемкости.
Такие описи значительно облегчают и ускоряют поиск необходимых документов в архиве, обеспечивают их учет и сохранность.
В случае передачи документов на государственное хранение по требованию архивных органов на основе подокументных описей легко могут быть сформированы обобщенные описи на дела постоянного и долговременного сроков хранения.