Презентация, доклад на тему Анализ документационного обеспечения управления в органах государственной власти и управления (на примере отдела Архива администрации г.о. Сызрань)

власти и управления (на примере отдела Архива администрации г.о. Сызрань)»

Государственное бюджетное профессиональное образовательное учреждение Самарской области «Сызранский медико-гуманитарный колледж»

г.о. Сызрань, 2018 г.

Исполнитель:
студент 3 курса специальности 46.02.01
Документационное обеспечение управления и архивоведение
Кочнева Надежда Александровна

на местном уровне позволяет подготовить общество к жизни в условиях глобальной информатизации, так как итогом этого совершенствования является повышение профессионализма муниципальных услужающих, способностью быстро и максимально гибко реагировать на постоянно меняющихся условия современного информативного общества.

Архивного отдела г. о. Сызрань и разработка предложений по его совершенствованию.

управления и муниципальных органов власти.
Рассмотреть особенности документационного обеспечения управления в муниципальных органах власти.
Проанализировать особенности документационного обеспечения управления в органах государственной власти и управления на примере Архива и разработать рекомендации по совершенствованию данного направления.

это избираемые непосредственно исследованием и (или) образуемые представительным органом муниципального образования органа, наделенные собственными полномочиями по решению вопросов местного значения.
Муниципальные органы власти можно определить, как местное самоуправление.

являются муниципальные образования. Данные органы формируются непосредственно населением либо представителями населения (представительным органом) и несут ответственность за ненадлежащее осуществление своих полномочий, прежде всего перед жителями муниципального образования. Им принадлежит особое место и демократической системе управления обществом и государством, и оно определяется, прежде всего, тем, что наличие органов самоуправления, обеспечивает такую децентрализацию системы управления, которая делает эту систему наиболее пригодной к обеспечению интересов населения на местах с учетом исторических и иных местных традиций.

Делопроизводство-отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. В процессе деятельности любого предприятия, организации и учреждения принимаются управленческие решения по различным вопросам. При этом необходимая информация для принятия решений и сами решения могут быть представлены в виде документов. Поэтому делопроизводство также называют документационным обеспечением управления.

нормативно-методической базой делопроизводства. Она регулирует:
-правила оформления документов;
-правила работы с документами;
-обеспечение сохранности документов;
-порядок передачи документов на архивное хранение;
-работу службы делопроизводства (функции, структуру);
-внедрение новых информационных технологий;
-работу с документами, имеющими гриф ограничения доступа;
-юридические аспекты, связанные с документами, и другие вопросы.

документирования

организации работы с документами.

власти осуществление делопроизводства происходит в соответствии с нормативно-методической базой. В организации работы с документами выделяют следующие этапы. Прием, регистрация и рассмотрение входящей корреспонденции. Все документы, поступающие в организацию, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию. Формы регистрации могут быть трех видов: журнальная, карточная и автоматизированная электронная.

и анализ результатов исполнения контролируемых документов в установленные сроки.
Контроль за исполнением предложений, заявлений и жалоб граждан осуществляется по картотеке писем граждан или по специальному разделу справочной картотеки.

обращений на рассмотрение;
-уведомления заявителя о направлении обращения в другие учреждения.
-уведомление заявителя о длительном расследовании обращения;
-контроля за сроками исполнения документов и выполнением выполненных по ним решений;
-информационно справочной работы по обращениям;
-извещения заявителя о вынесенных решениях с одновременным, в случае необходимости, направлением решений для исполнения соответствующие органы;
-группировки в дела и текущего хранения обращений;
-анализа поступивших обращений.
Обращения граждан в органы муниципальной власти может быть поддано в письменной форме лично, по почте, с помощью телеграфа и телетайпа, факса, электронной почты, а также устно должностному лицу, наделенному правом и обязанностью рассмотрение обращений или ведущему прием граждан.

При организации с обращениями граждан надо использовать нормативно-методический документ, взять из него , прежде всего порядок работы с этой категории документов. Технология работы с обращениями граждан требует организации:

«В ДЕЛО» и ставится личная подпись должностного лица, принявшего это решение.

Администрации городского округа Сызрань впервые начал свою деятельность с 01.04.1993г. как Городской архив документов по личному составу (Постановление Администрации города Сызрани от 17.03.1993г. № 288).
С 1995 по 2012 годы архив являлся сектором Общего отдела Администрации городского округа Сызрань.
В 2012г. структура Администрации города была изменена – был создан Архивный отдел, который вошел в состав Администрации как отдельное структурное подразделение.
В апреле 2014г. Архив получил статус муниципального архива городского округа Сызрань (Постановление Администрации городского округа Сызрань от 04.04.2014 года № 995). В настоящее время располагается в административном здании по адресу: г. Сызрань, ул. Ульяновская, дом 61, 3 подъезд. По состоянию на 01.01.2018г. количество помещений архивного отдела – 37, общей площадью - 837,1 кв. м, протяженность стеллажных полок – 2108 п. м.

основными задачами архивного отдела являются:
-эффективная организация архивного дела в городском округе Сызрань;
-реализация полномочий по обеспечению хранения, комплектования, учета и использования архивных документов.

Архивный отдел Администрации городского округа Сызрань (Муниципальный архив) в настоящее время располагается в административном здании по адресу: г. Сызрань, ул. Ульяновская, дом 61, 3 подъезд. Помещения архива расположены с 1 по 5 этажи. По состоянию на 01.01.2018г. количество помещений архивного отдела – 37, общей площадью - 837,1 кв.м, протяженность стеллажных полок – 2108 п.м.

шт. ед.;
- ведущий специалист – 1 шт. ед.;
- специалист первой категории – 2 шт. ед.;
Специалисты согласно должностной инструкции отдела архива имеют высшее образование, опыт работы от пяти лет.

(управленческие, научно-технические и личного происхождения);
-документы долговременного хранения (50 лет) (по личному составу предприятий)
Источниками комплектования муниципального архива являются:
- ликвидированные предприятия, ранее действовавшие на территории города; - органы местного самоуправления;
- граждане;
-городские библиотеки;
-музеи;
-городские общественно-политические организации;
-муниципальные учреждения.

по личному составу 142 095 ед. хр.;
-управленческой документации 3 444 ед. хр.;
-документы личного происхождения 16 ед. хр.;
-НТД – 35 ед. хр.;
-фотодокументы 139 ед. хр.;
В соответствии с рисунком 1.
 
 
 
 

деятельности Архивного отдела г. о. Сызрани ежедневно создаются документы. Учет документооборота возлагается на ведущего специалиста.
В Архивном отделе используются ручные и электронные средства создания и обработки документов, поэтому документооборот рассматривается как основная часть информационного обеспечения управления и включает в себя движение информационных потоков организации – их получение, обработку, переработку, использование.

можно рассматривать отдельный документ, документопоток, документационный технологический процесс. В технологической цепочке обработки и движения документов можно выделить следующие этапы:

-прием и первичная обработка документации;
-предварительное рассмотрение и распределение документов;
-регистрация;
-контроль за исполнением документации;
-информационно-справочная работа;
-исполнение документов и отправка.

подписи обладает начальник Архивного отдела.
Документы в отделе архива оформляется на бланках, которые моделируются на компьютере с соблюдением определенных правил.

Анализ оформления видов документов, подготовка к сдаче в архив.

в некоторых муниципальных архивах прошла успешная апробация электронного архива документов персонифицированного учета, целесообразно начать внедрение данной системы в Архивном отделе. Одним из основных назначений электронного архива является переход от большого количества скопившихся бумажных носителей к электронному представлению документов. Это позволяет обеспечить компактность и простоту хранения документов, а также оперативность работы с ними.

систему по идентификатору и паролю длиной не менее шести символов;
возможность пользователю самостоятельно изменять свой пароль, если это разрешено администратором безопасности;
возможность администратору безопасности изменить пароль пользователя;
хранение идентификаторов и паролей в Системе в неявном виде;

о Сызрань имеет статус муниципального архива городского округа Сызрань является юридическим лицом.
Деятельностью Архивного отдела руководит начальник отдела, подчиняющийся непосредственно главе администрации города Сызрани.
Структура Архива утверждается и изменяется распоряжением главы администрации города Сызрани. В состав отдела входят следующие должности: начальник отдела, ведущий специалист, специалист первой категории.
Основные функции Архива: обеспечение сохранности и учет архивных документов; хранение архивных фондов и архивных документов, являющихся муниципальной собственностью, входящих в состав архивного фонда Самарской области; хранение документов, относящихся к частной собственности; комплектование архивного отдела документами, имеющими историческое, научное, социальное, экономическое, политическое или культурное значение для муниципального образования; организационно-методическое руководство; информационное обеспечение органов местного самоуправления.

Сызрань; реализация полномочий по обеспечению хранения, комплектования, учета и использования архивных документов.

собой три документопотока: входящей, исходящей и внутренней. При анализе каждого из них, автор сделал вывод о том, что в процесс своей деятельности Архивный отдел г. о. Сызрань, и использует документы различного вида и назначения. Что касается входящих и исходящих документов, то в основном эти документы. ответы на запросы из различных организаций, а также заявлений, поступающих от граждан. А что касается внутренней документации, в основном это специфическая.