Презентация, доклад на тему Стандартизация и унификация документов

документами;

систематизация документов в течении календарного года и организация их архивного хранения.

документами в области делопроизводства, утвержденными Государственным комитетом РФ по стандартизации и Федеральной архивной службой России.

методических документов, которые регламентируют технологию создания, обработки, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения и работу службы делопроизводства.


Основные требования к оформлению организационно-распорядительных документов изложены в ГОСТ Р 6.30-2003

управленческих ситуаций, разработка единых форм и правил их составления, оформление и создание трафаретных текстов.

обязательности. Унификация документов проводится в целях сокращения количества применяемых документов, типизации их форм, повышения качества, снижения трудоемкости их обработки, достижения информационной совместимости различных систем документации по одноименным и смежным функциям управления, более эффективного использования вычислительной техники.


Суть стандартизации заключается в возведении в норму, обязательную для применения, оптимальных правил и требований по разработке и оформлению документов, принятых в установленном порядке для всеобщего и многократного их применения в делопроизводстве. Результаты разработки при этом оформляются в виде межгосударственных (ГОСТ), государственных (ГОСТ Р), отраслевых (ОСТ) стандартов и стандартов предприятий, учреждений и организаций (СТП).

обязательных реквизитов и порядок их расположения.

Бланки документа - состав реквизитов, идентифицирующих автора письменного документа.

документов - А4 (210 х 297 мм) и А5 (148 х 210 мм).
Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:
20 мм - левое;
10 мм - правое;
20 мм - верхнее;
20 мм - нижнее.

(рисунок А.1)
- продольный (рисунок А.2).

Бланки документов оформляют в соответствии с приложением А. Ориентировочные границы зон расположения реквизитов обозначены пунктиром. Каждая зона определяется совокупностью входящих в нее реквизитов.

продольного бланка

применяется при оформлении общего бланка.

углового бланка

используется при оформлении бланка письма.

документов:
- общий бланк;
- бланк письма;
- бланк конкретного вида документа.

наличии герба не предоставляется);
Наименование вышестоящей организации (если она имеется);
Наименование организации;
Трафаретные части реквизитов (дата и номер документа).
Место составления документа (город).

это право);
Эмблема организации (при наличии герба не предоставляется);
Наименование вышестоящей организации (если она имеется);
Наименование организации;
Наименование вида документа;
Трафаретные части реквизитов (дата и номер документа);
Место составления документа (город).

организации (при наличии герба не предоставляется);
Наименование вышестоящей организации (если она имеется);
Наименование организации;
Справочные данные об организации (почтовый адрес, номера телефонов, а также по усмотрению организации, номера телефаксов, адрес электронной почты, Web-страницы, номера счетов в банке, банковский идентификационный код (БИК), номер и дату лицензии;
Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;
Идентификационный номер налогоплательщика и код причины постановки на учет (ИНН/КПП);
Трафаретные части реквизитов (дата, номер документа и ссылка на номер и дату документа).
На бланках письма ставятся ограничительные уголки реквизитов:
Адресат;
Заголовок к тексту.

действующими правилами или законом для документов, без которых они не могут служить основанием для совершения операций, отсутствие которых лишает документ юридической силы.

к оформлению документов» при подготовке и оформлении документов используются 30 реквизитов.

код организации
основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица
идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет ИНН/КПП
код формы документа
наименование организации
дата документа
регистрационный номер документа
ссылка на регистрационный номер и дату документа
место составления или издания документа
адресат
гриф утверждения документа
резолюция
заголовок к тексту
отметка о контроле
текст документа
отметка о наличии приложения
подпись
гриф согласования документа
визы согласования документа
оттиск печати
отметка о заверении копий документов
отметка об исполнителе
идентификатор электронной копии документа

Государственном гербе Российской федерации» воспроизведение Государственного герба РФ является обязательным:
на бланках и печатях
на бланках центральных органов федеральной исполнительной власти
на бланках иных органов исполнительной власти

бланках документов органов представительной и исполнительной власти субъектов Российской Федерации. Использование герба регламентируется соответствующими нормативными актами (законами, уставами и т.д.) субъектов Федерации.

Герб города, района Российской Федерации размещается на бланках документов органов представительной и исполнительной власти города и района и регламентируется нормативными актами городов и районов Российской Федерации.

(знак обслуживания) проставляется на бланках документов в соответствии с законом Российской Федерации «О товарных знаках, знаках обслуживания и наименования мест происхождения товаров».
Изображение эмблемы помещают на бланках организации в соответствии с учредительными документами (уставом, положением).
Эмблему не воспроизводят, если на бланке помещен Государственный Герб Российской Федерации или герб субъекта Российской Федерации.

организаций (ОКПО).
Для органов государственной власти и управления код проставляется по Общероссийскому классификатору органов государственной власти и управления (ОКОГУ).
Код является элементом электронной идентификации документа и служит для ускорения передачи документированной информации по каналам электронной связи и сокращения возможных ошибок, возникающих при передаче длинных и сложно воспринимаемых названий организаций.

регистрационный номер юридического лица проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

налогоплательщика/код причины постановки на учет проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

управленческой документации (ОКУД).
Код формы документа служит для ускорения передачи документированной информации по каналам электронной связи и сокращения возможных ошибок.
В ОКУД представлены наименования и кодовые обозначения унифицированных форм документов, входящих в Унифицированные системы документации (УСД).

и должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах. Над наименованием организации указывают сокращенное или полное наименование вышестоящей организации, если она имеется. Наименование на иностранном языке воспроизводится в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации, и располагается ниже наименования на русском языке или справа от него.
Наименование филиала, территориального отделения, представительства, структурного подразделения, должностного лица указывают в том случае, если они являются авторами документа и располагают ниже реквизита «Наименование организации».
Если документ подготавливается двумя или более организациями, то он составляется не на бланках. В этом случае наименования организаций располагаются в соответствии с рангом. Если организации одного ранга, их наименования располагают на одном уровне, в противном случае наименование нижестоящей организации располагают ниже наименования вышестоящей организации.

почтовый адрес номера телефонов, код по ОКПО, код по ОКУД и другие сведения по усмотрению организации (номера телефаксов, счетов в банке адрес электронной почты и др.).

организацией, должно быть определено уставом (положением организации) и должно соответствовать видам документов предусмотренным ОКУД.

В бланке письма наименование
вида документа не указывается.

утверждения, для протокола - это дата заседания, для акта - это дата события.
Если автором документа являются две или более организаций, то датой является наиболее поздняя дата подписания.

права граждан и организаций, а также содержащих сведения финансового характера, предлагается использовать словесно-цифровой способ датирования, например: 6 июля 2006 года

в остальных случаях - цифровой способ, например: 06.07.2006.

День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, год - четырьмя арабскими цифрами.

Допускается оформление даты в иной последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2006.07.06.

буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации.

Регистрации подлежат все создающиеся в организации документы и документы, поступающие от других организаций и частных лиц. Наличие на документе регистрационного номера свидетельствует о том, что он включен в информационный массив организации и находится под ее контролем и ответственностью. №01

Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который может дополняться индексом дела по номенклатуре, информацией о корреспонденте, исполнителях и др. №01-05

Для внутренних документов, таких как приказы, распоряжения и т.п., регистрационный номер – это обычный порядковый номер документа. Регистрационный номер документа, составленного двумя или более организациями, состоит из регистрационных номеров каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе. №01/10/7

регистрационный номер и дату документа включает регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ.
Ссылка используется только в таких видах документов, которые являются ответами на запрос, например: письма, справки, докладные записки и др.
Сведения в реквизит переносят с поступившего документа.

документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование организации» и «Справочные данные об организации».
Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления и включает в себя только общепринятые сокращения.

основе которой документ может быть доставлен адресату.
В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные и физические лица.
Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже, например:

ЗАО "Термика"

При этом если документ адресован структурному подразделению, то над его наименованием необходимо указать наименование организации.

ЗАО "Термика" 

Управление производства и внедрения информационных систем

«Автодизель»
С.И. Сергееву
или
ОАО «Автодизель»
Бухгалтерия
Старшему бухгалтеру
А.А. Власову

подразделений одной организации, то их указывают обобщенно, например:
Администрации районов
Костромской области

составляют список рассылки документа. В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес.
Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи.
Если письмо адресуется организации, в реквизите «Адресат» указывается наименование организации, затем почтовый адрес, например:

Ярославский строительный техникум
ул. Чайковского, д. 7
г. Ярославль, 150003

его почтовый адрес, например:
Соколову А.А.
ул. Радищева, д.5, кв.6,
г. Ростов,
Ростовского района,
Ярославской обл., 152100

документом.
Гриф утверждения должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:
УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
ОАО «Электронприбор»
Личная подпись А.И.Круглов
14.04.2006

уровне.
При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (А,Ы,О), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера, например:
УТВЕРЖДЕН
Решением общего собрания
акционеров от 05.07.2006 №2

Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа.

изложенного в документе.
В резолюции определяются организация, структурное подразделение или должностное лицо, которым поручается выполнение задания.

Этот реквизит включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату,

первым в резолюции.
Резолюция, как правило, пишется от руки соответствующим руководителем на подлиннике документа на свободном от текста месте.
Допускается оформление резолюции на отдельном листе.

краткое содержание текста документа и должен быть согласован с наименованием вида документа.
Заголовок может отвечать на вопросы: о чем? (о ком?),
например: Приказ о создании экспертной комиссии.
чего? (кого?)
например: Должностная инструкция главного специалиста.

К тексту документа, составленного на бланке формата А5, заголовок допускается не указывать.
Заголовок документа записывается при его регистрации в соответствующие регистрационные формы: журналы, карточки и др.

документ поставлен на контроль в процессе его исполнения с целью обеспечения установленных сроков, указанных в резолюции или типовых сроков исполнения. В соответствии с ГОСТом отметку о контроле за исполнением обозначают буквой «К», словом или штампом «Контроль».

или на государственных языках субъектов РФ в соответствии с законодательством РФ и субъектов РФ. Тексты документов оформляют в виде связного текста, анкеты, таблицы или в виде соединения этих структур. Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например; приказы - распорядительную часть без констатирующей, письма, заявления - просьбу без пояснения).

Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его можно разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруются арабскими цифрами. В документах (приказ, распоряжение и т.д.) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также в документах, адресованных руководству организации, текст излагают от первого лица единственного числа («приказываю», «предлагаю», «прошу»). В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа («постановляет», «решил»). В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа («приказываю», «решили»). Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «постановили», «решили»). В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции», «комиссия установила»).

В письмах используют следующие формы изложения:
от первого лица множественного числа («просим направить», «направляем на рассмотрение») от первого лица единственного числа («считаю необходимым», «прошу выделить») от третьего лица единственного числа («министерство не возражает», «ВНИИДАД считает возможным»)

под текстом и может быть оформлена двумя способами. Если приложение названо в тексте, то отметка о наличии приложения имеет вид:
Приложение: на 5 л. в 3 экз.
Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то указывается его наименование, число листов и число экземпляров, при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:
Приложение: 1) Протокол собрания учредителей ОАО «Автодизель» на 7 л. в 1 экз.
2) Проект плана реконструкции цехов ОАО «Автодизель» на 3 л. в 1 экз.

документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, сокращенное - на документе, оформленном на бланке), личная подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия), например:
Генеральный директор Личная подпись А.А. Круглов
ОАО «Полимермаш»

или на бланке:
Генеральный директор Личная подпись А.А. Круглов

При подписании документа несколькими должностными лицами организации их подписи располагают одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:
Генеральный директор Личная подпись А.А. Круглов
Главный бухгалтер Личная подпись И.А. Зайцев
При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне, например:
Генеральный директор Генеральный директор
ОАО «Медтехника» ОАО «Юкон»
Личная подпись Ю.А.Соколов Личная подпись А.А.Пашин

В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписавших документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:
Председатель комиссии Личная подпись А.А. Крылов
Члены комиссии Личная подпись И.И. Орлов
Личная подпись А.Н. Михайлов
Личная подпись Н.Н. Иванов
Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической должности и фамилии или указанием, что он временно исполняет обязанности должностного лица. Не допускается ставить предлог «За», надпись от руки «Зам» или косую черту перед наименованием должности.

другой организации (не автора) с содержанием документа и состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи и даты согласования, например:

СОГЛАСОВАНО Директор Департамента здравоохранения Личная подпись А.Н.Светлов

Если согласование осуществляется письмом, решением, актом и др. Гриф согласования оформляют следующим образом:

СОГЛАСОВАНО Решение заседания Правления страховой компании «Ярославия» Протокол от 03.05.2006 №2

включает в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы и фамилию) и дату подписания, например:
Начальник юридического отдела Личная подпись А.А.Иванов 09.05.2006

При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:
Замечания прилагаются Начальник юридического отдела Личная подпись А.А. Иванов 09.05.2006
Замечания излагаются на отдельном листе, подписываются и прилагаются к документу. Визы проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника распорядительного документа, а также на копии отправляемого документа (письмо).

ставится печать организации. Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи.
Оттиск печати следует проставлять таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности лица, подписавшего документ.
На документах финансового характера печать проставляется на специально отведенном месте, которое обозначается символом «М.П.» без захвата наименования должности и подписи.

информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их. При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись «Верно», должность лица, заверившего копию, личную подпись, расшифровку подписи, дату заверения, например:

Верно Инспектор отдела кадров Личная подпись П.И. Лаврова
05.06.2006

Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации.

нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа документа и включает инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его телефона, например:

А.А. Петров 79 34 25

об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении, слова «В дело», номер дела, в котором будет храниться документ, например:

Отправлен факс от 01.06.2006 № 18 В дело № 01-08 Личная подпись 01.06.2006

в организацию содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости – часы и минуту).
Этот реквизит проставляется от руки или в форме штампа в нижней части лицевой стороны первого листа документа или на его обороте.

(колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.