Презентация, доклад по курсу Выполнение работ по профессии Секретарь руководителя Тема 2.5. Ведение переписки руководителя

вложениями
4. Самостоятельная работа по теме

времени на работе приходится на знакомство с бумагами, почтой.

поместить текст на листе, подскажет, какие сделать отступы, поля, шрифты.

почты.
Всю корреспонденцию на предприятии условно можно разделить на следующие группы:
- официальная/неофициальная переписка;
- внутренняя и внешняя.

соглашения, приказы по предприятию, должностные обязанности, запросы, требования, претензии.

соболезнования, извинения, приглашения и благодарности. Внутренние документы имеют хождение только между отделами одного предприятия, а внешние — выходят за его рамки. Правила деловой переписки: внутреннее содержание Основное требование — краткость и емкость письма. Не стоит растягивать текст на несколько страниц. Лучший вариант - уложиться в одну.

и выражений из текста. Все предложения должны быть короткими, с основными мыслями автора и без «воды». Избегайте двояких толкований в письме, иначе при возникновении споров, сложнее будет отстоять свою точку зрения и доказать, что вы имели в виду под определенной фразой.

которыми указывать обращение «Уважаемый(ая)...». И обязательно на «Вы», даже если с получателем письма хорошие приятельские отношения. Во вступлении, помимо указания фамилии и имени, прописывается основная цель послания. Примеры деловой переписки знают достаточно шаблонов и штампов для таких случаев: «В связи с предыдущим письмом...», «Напоминаем Вам...», «Ставим в известность...» и другие.

«К сожалению, мы не сможем воспользоваться предлагаемыми условиями...» или подобными.

компании и всеми контактными данными. Обязательно проставьте точную дату документа. Правый верхний угол листа занимают инициалы адресата и адрес предприятия-получателя.

понять и воспринять. Не более 4-5 строк. Писать все слова заглавными (прописными) буквами — плохой тон. К письму могут прилагаться документы. В этом случае их перечисляют отдельной строкой в левой нижней части листа.

10 дней. Если проблема требует для ее решения больше времени, адресат должен уведомить об этом. После написания следует обязательно внимательно проверить текст еще раз на наличие ошибок, как орфографических, так и грамматических.

деловой переписки в неформальной плоскости часто более эмоциональные, чем в деловых бумагах, и менее заштампованные. Здесь уместны сокращения, использование красочных прилагательных, например, в поздравлениях: изумительный, отзывчивый, добрый.

почтовую сеть, не должно расслаблять. Правила деловой переписки применимы и в данных случаях. Грамотные и корректные электронные деловые послания создают положительный имидж как предприятия, так и конкретного человека. Репутация в бизнесе дорогого стоит!

Обратите внимание на название почтового ящика. Не допускайте при работе некорректные имена, такие как «крошка», «супермэн», даже если они указаны в английской транскрипции.

может попасть в спам. Описания типа "план", "список", "коммерческое предложение", "отчет" не подойдут. Подобных писем в ящике вашего получателя может быть достаточно много. Укажите как можно конкретнее, о чем ваше послание.
Не используйте более пяти слов. Пишите тему с заглавной буквы. Точку в конце ставить не нужно.

письмо, не забудьте удалить надпись «Re» в теме. Стиль общения Сохраняйте деловой формат письма. Уберите угрожающий, просящий, приказной тон.

смайликов, большого количества вопросительных или восклицательных знаков в тексте. Будьте вежливы. Обязательное приветствие в начале и прощание с собеседником в конце — хороший тон. Например, «С уважением...» или так: «Искренне Ваш...».

не смешивать в одном послании несколько разных тем. Лучше отправить ряд писем. Электронное письмо должно быть короче в два раза, чем бумажное.

всю в тело письма, а прикрепите отдельными документами во вложении. Для удобства получателя переименуйте подготовленные вами документы на понятные ему названия. Это покажет вашу заинтересованность и расположит к себе.
Подумайте, сколько рабочих папок есть на компьютере у адресата и как он будет искать среди них ваше письмо. Обязательно сообщите о посылаемых файлах получателю, чтобы он не счел их случайным вирусом.

(от 200 кбайт) пересылать другими способами, например, через ftp-сервер. Такие форматы, как COM, EXE, CMD, PIF и ряд других, некоторые почтовые сервера не пропускают и блокируют.
Если получателей вашего письма было несколько, не поленитесь каждый раз удалять все свидетельства массовой пересылки. Такая лишняя информация совсем не нужна адресату. Вам поможет команда «скрытая копия».

второй стороны о получении корреспонденции. Если на данный момент возможности ответить нет, известите об этом собеседника.
Историю переписки сохраняйте, чтобы избежать дальнейших вопросов и разбирательств. При важности и безотлагательности ответа допускается дополнительно известить адресата по телефону, скайпу или "аське". Если и после этого положительного результата достичь не удалось, напомните о себе повторно.

приходит пустое письмо с прикрепленным файлом. Это недопустимо. Примеры деловой переписки предполагают обязательное размещение в теле документа подходящей информации. Например, такой: «Высылаю необходимые данные на Ваш запрос».

способы связи, должность, сайт компании, ссылки на социальные сети. При написании контактов организации давайте как можно больше информации — телефон с кодом города, адрес с индексом. Ведь ваше общение происходит не только с жителями своего региона. При наличии всех данных с вами будет проще связаться.

закончить электронный диалог.
Деловая переписка — дело тонкое. Иногда одного взгляда бывает достаточно, чтобы сформировать определенное мнение о человеке и организации, которую он представляет. Знание правил делового письма может значительно помочь в вашей карьере.

письма
2. Основные правила переписки по e-mail
3. Работа с вложениями