Презентация, доклад по курсу Выполнение работ по профессии Секретарь руководителя

секретаря руководителя

Категории секретарей 3. Обязанности секретаря руководителя 4. Самостоятельная работа по теме

с латыни первоначально означало «доверенное лицо».
Днем рождения секретарской должности в России можно считать 27 февраля 1720 года, когда вышел Указ Петра I «О создании государственных коллегий». В нем впервые шла речь о «секретарском чине».

руководителей на крупнейших по тем временам Путиловском и Невском заводах. Вскоре секретари появились и на многих других предприятиях, что стало признанием их необходимости в работе предпринимателей

С течением времени руководители стали предъявлять к секретарям требования, которые вызвали необходимость специальной подготовки. И в 1868 году в Харькове открылись первые секретарские курсы. В США подобные учебные заведения появились только в 1879, в Англии и Франции - в 1900 - 1907 годах.

журналов для секретарей. Повышать свою квалификацию личные секретари могли также на различных курсах. Из статей в журналах «Машинопись» и «Стенографический листок» можно было узнать о том, что требуется от личного секретаря.

В 1925 году секретарей уравняли с машинистками и рассыльными, рассматривая их только как «канцелярско-технических специалистов». Затем секретарей разделили на две группы, неравноценные по обязанностям и окладам. Первая - помощники-референты (с элементами творческой работы) и вторая - секретари-машинистки, выполнявшие чисто технические функции. В результате престиж профессии секретарей оказался надолго утраченным.

из самых распространенных профессий на современном рынке труда. Без секретаря не обходится ни одна организация. Секретарь - это правая рука руководителя, сотрудник, владеющий оперативной информацией и находящийся в курсе текущих дел компании, фирмы, организации, предприятия или учреждения.

фирмы должен не только быстро печатать и правильно оформлять документы, но и составлять тексты различных документов, редактировать проекты, не только рационально организовать прием посетителей и телефонное обслуживание, но и самостоятельно решать многие вопросы в соответствии с порученными от руководителя указаниями.

Эта новая разновидность секретарской профессии получила название секретаря-референта.

- это помощник, который организует деятельность первого руководителя, составляет для него документы, организует совещания, переговоры, командировки, осуществляет телефонное обслуживание.

Референт:
это специалист не только в области секретарского дела, но и в сфере основной деятельности фирмы;
он готовит решения, доклады, отчеты, выступления руководителя, аналитические документы;
анализирует ситуацию и принимает участие в разработке стратегии и тактики деятельности фирмы.

доверенное лицо руководителя, владеющее определенной информацией и освобождающее своего шефа от текущей работы, чтобы дать ему возможность сосредоточиться на решении основных вопросов деятельности предприятия. Благодаря работе секретаря-референта руководитель может максимально сконцентрироваться на выполнении своих профессиональных задач.

обязанности современного секретаря-референта можно (с достаточной степенью условности) подразделить на две большие группы:
- функции по документационному обеспечению управления;
- функции по так называемому бездокументному обслуживанию руководителя.

и оформлением служебных документов, организацией документооборота, хранением и использованием документов в текущей деятельности организации.

посетителей,
телефонное обслуживание,
обеспечение рабочего покоя руководителя,
контакты с персоналом фирмы и забота о гостях фирмы,
организация встреч и переговоров руководителя,
подготовка командировок руководителя,
организация и участие в работе совещаний, контроль исполнения поручений руководства,
организация рабочего дня руководителя, резервирование времени,
организация рабочего места руководителя,
контроль за исправностью и правильной эксплуатацией оргтехники.

однозначно определить как документные или бездокументные.

К референтской составляющей прежде всего относятся:
- просмотр специальной литературы и периодической печати по профилю деятельности фирмы,
- поиск и обработка необходимой руководителю информации,
- знание книг, справочников и других источников, в которых содержится необходимая в повседневной деятельности руководителя информация.

и т.д.),
уметь разыскать необходимого руководителю сотрудника не только в рабочее, но и в свободное от работы время,
знать о важнейших событиях в личной жизни сотрудников (юбилеях, иных торжествах).

в рамках паблик рилейшнз (связи с общественностью),
формирование архивов и т. д.

Секретарь-референт просматривает корреспонденцию руководителя, направляя часть документов непосредственно специалистам и менеджерам; он фиксирует и контролирует исполнение всех поручений руководителя, как письменных, так и устных.

службой безопасности, кадровой и хозяйственными службами.
При отсутствии должностей руководителей этих служб он иногда непосредственно координирует деятельность этих подразделений.
Часто секретарям-референтам передаются отдельные функции сотрудников, занимающихся работой с персоналом (например, документирование трудовых правоотношений).
В отдельных малых фирмах обязанности секретаря-референта сближаются с обязанностями заместителя руководителя по общим вопросам.

разнообразие задач со значительными различиями в них по степени сложности, важности и т. д.;
- весьма насыщенный рабочий день;
- необходимость выполнять параллельно несколько работ;
- постоянные сверхурочные, незапланированные задания, необходимость в случае срочной работы задерживаться после окончания рабочего дня;
- особые условия работы: телефонные звонки, вызовы и т. п.

(подразумевается знание правил составления и оформления основных видов управленческих документов и основные правила организации работы с документами);
навыки работы с ПК (подразумевается знание текстового редактора Microsoft World, системы электронных таблиц Microsoft Excel и общее знакомство с операционной системой Windows);
знание в тех или иных пределах иностранного языка, чаще английского, реже немецкого или французского.

и фирмы в целом.
Секретарь-референт должен знать:
- нормативно-методические документы по документационному обеспечению управления,
- основные принципы организации документооборота,
- основы архивного дела,
- основные прикладные программы,
- русский язык,
- один или несколько иностранных языков (в зависимости от профиля деятельности фирмы).

оформлять основные виды и разновидности управленческих документов;
- рационально организовать работу с управленческими документами, вести архив;
- находить, систематизировать и хранить информацию;
- пользоваться пишущей машинкой, персональным компьютером, принтером, другими средствами составления, изготовления, копирования документов.

ее администрации:
- правила ведения деловой беседы;
- принципы организации приема посетителей, совещаний, деловых поездок;
- современные средства связи;
- основы профессиональной этики.

беседы и телефонные переговоры;
- организовать совещания, презентации, служебные поездки;
- пользоваться современными средствами связи;
- организовать прием посетителей;
- планировать свою работу, планировать и беречь время руководителя.

внутренней структурой и внешними связями:
- принципы организации управленческого труда, правовые основы управления;
- основы административного, трудового и хозяйственного права;
- правовые акты и положения, регламентирующие деятельность фирмы и ее сотрудников.

науки и техники;
- направления развития экономики в конкретной сфере деятельности учреждения;
- отечественные и зарубежные достижения в аналогичной области знаний;
- установленный порядок организации, планирования, финансирования, проведения и внедрения в жизнь научных исследований и разработок, а также их патентование;
- действующее законодательство, регулирующее защиту авторских прав и патентов;
- методы организации труда научных работников и управления научными исследованиями и разработками и др.

которому он всегда доверяет и на которого может полностью положиться при выполнении поручений любой сложности.