Презентация, доклад по дисциплине Обеспечение сохранности документов на тему: ПОРЯДОК ВЫДАЧИ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ ИЗ АРХИВОХРАНИЛИЩАПрезентация по дисциплине Обеспечение сохранности документов на тему: ПОРЯДОК ВЫДАЧИ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ ИЗ АРХИВОХРАНИЛИЩА

Николаевна

на открытые, ограниченного доступа и на хранящиеся на особых условиях доступа к ним.

Открытыми являются все архивные документы, доступ к кото­рым не ограничен международными договорами, законодательством РФ, распоряжением собственника или владельца документов, на­ходящихся в частной собственности

а документы ограниченно­го доступа или хранящиеся на особых условиях могут быть доступны в установленном для этой категории документов порядке.
Архивные документы (в первую очередь открытые) выдаются из архивохранилища только с целью их временного использования:
- пользователями в читальном зале в ходе научных и иных ис­следований;

муниципального архива;
организациями-фондообразователями, передавшими свои архивные документы в государственный или муниципальный архив;
сторонними организациями, получившими архивные доку­менты во временное пользование из архива организации- фондообразователя;
правоохранительными органами, органами суда и прокуратуры и иными уполномоченными органами для выполнения своих функций.

деятельности (экс­понирование документов).

Архивные документы (дела) выдаются из архивохранилищ также с целью проведения научно-технической обработки или специ­альной обработки, направленной на улучшение их физического состояния (для реставрации и т.п.).

создания страхо­вого фонда и фонда пользования.

Научно-техническая и специальная обработка документов, их копирование могут про­водиться сторонними организациями на основании заключенного договора.

работниками организаций — 1 месяц;
фондообразователей (при выдаче дел из государственного или муниципального архива) — 3 месяца;
сторонних организаций (при выдаче дел из архива организации- фондообразователя) — 3 месяца;
экспонирования документов на выставке или в течение срока, определенного договором о проведении выставки, — 6 меся­цев;

Сроки при выдаче архивных документов из архивохранилищ:

архивных документов — на срок, определенный договором о проведении выставки;
правоохранительных органов, органов суда и прокуратуры и иных уполномоченных органов (при выдаче дел из государствен­ного или муниципального архива) — 6 месяцев;
органов суда и прокуратуры (при выдаче дел из архива организации-фондообразователя) — до прекращения дела или вынесения судебного решения;
сторонних организаций — в течение срока, определенного до­говором для копирования, научно-технической и специальной обработки архивных документов.

допускается с разре­шения руководителя государственного или муниципального архива либо организации по письменному подтверждению пользователя о сохранности выданных документов

справочно-информационной работы по документам организации», стр. 315-317

то, какие категории до­кументов и в каких случаях не подлежат выдаче из архивохрани­лищ.

были копированы и, соответственно, вошли в фонд пользования. Именно копии фонда пользования и выдаются пользователям.
2. Архивные документы, не прошедшие научно-технической обработки (описания, оформления и т.п.), не выдаются ни для ис­пользования, ни для копирования с целью создания страхового фонда и фонда пользования.

из архивохранилища, за редким исключением на основании письменного разрешения руководителя, государственного или муниципального архива либо организации.

на то, какие категории до­кументов и в каких случаях не подлежат выдаче из архивохрани­лищ.

государственные и муниципальные архивы хранят документы АФ РФ, в том числе уникальные и осо­бо ценные. Архивы организаций хранят архивные документы с разными сроками хранения. Но и в первом и во втором случае порядок выдачи документов должен соответствовать требованиям названных правил.

по письменному разрешению руководства. Есть некоторые различия в оформлении разрешений на выдачу архивных документов в читальный зал или организациям. Так, например, разрешение на выдачу архивных документов в читальный зал для пользователей или работников го­сударственного или муниципального архива в рабочие помещения подписывает заведующий архивохранилищем или отделом обеспе­чения сохранности. Во всех остальных случаях требуется письмен­ное разрешение руководителя архива или его заместителя.

проверке наличия и состояния документов перед выдачей их из архивохранилища и при возврате обратно. Такое решение руководство принимает после рассмотрения данного вопроса на заседании научно-методической комиссии архива.

документы;
документы с художественными и дорогостоящими элементами оформления (драгоценными камнями, металлом и т.п.);
неоформленные должным образом дела (не сброшюрованные, не имеющие листов-заверителей и т.п.);
дела, которые могут представлять интерес для коллекционеров (с уникальными автографами, гербовыми знаками и печатями, открытками и конвертами с адресами и марками и т.п.).

листы;
лист-заверитель;
лист использования.

Отметка о проведенной полистной проверке ставится в листе- заверителе, который находится в конце дела после документов.

архивных документов в читальный зал или сотрудникам для использования в служебных целях;
акт о выдаче документов во временное пользование сторонним организациям, в том числе правоохранительным органам, орга­нам суда и прокуратуры или иным уполномоченным органам, а также для экспонирования документов на выставках;

после его возвращения;
книга выдачи архивных документов во временное пользование. Выдача документов в лабораторию или архив фиксируется сле­дующими документами:
заказом на проведение работ по копированию для страхового фонда, фонда пользования или реставрации;
книгой выдачи архивных документов в лабораторию и др.

справочно-информационной работы по документам организации», стр. 317-318