Презентация, доклад по дисциплине Обеспечение сохранности документов на тему: Размещение документов в хранилищах. Ведение топографических указателейПрезентация по дисциплине Обеспечение сохранности документов на тему: Размещение документов в хранилищах. Ведение

Ольга Николаевна

стеллажи и шкафы открытого типа устанавливаются перпендикулярно стенам с оконными проемами, а также с соблюдением норм размеще­ния.

75 см;
расстояние между на­ружной стеной здания и стеллажами, параллельными стене – 75 см;
расстояние между стеной и торцом стеллажа (шкафа) – 45 см;
рас­стояние между полом и нижней полкой стеллажа — не менее 15 см, а в цокольных этажах — не менее 30 см.

В архивохранилище без окон стеллажи, шкафы устанавливают в хранилищах с соблюдением следующих норм:

горизонтально или вертикаль­но в коробках, папках, футлярах и других первичных средствах хранения.
Каждая единица хранения аудиовизуального или электронного документа упаковывается в негерметичную индивидуальную упа­ковку.

Не допускается размещение документов на полу, подоконниках.

на каждый стеллаж и располагаются по порядку номеров стеллажей в пределах каждого отдельного архивохранилища.

порядке номеров фондов. При необходимости архивом организации может проводиться топографирование хранящихся в архиве документов с учетом струк­турных подразделений.

работника, ответственного за учет документов архива, другой — в архивохранилище.
Важно помнить, что все изменения в размещении архивных до­кументов должны своевременно отражаться во всех экземплярах топографических указателей, а также в плане (схеме) размещения архивных фондов.

следующие категории документов:
секретные;
уникальные, имеющие в оформлении или приложении к ним драгоценные металлы и камни;
на нитрооснове;
пораженные биологическими вредителями;
переданные по договору на хранение в архив и не отнесенные к составу АФ РФ.

бумажной основе (в том числе фотокопии) хранятся вме­сте с подлинными архивными документами на отдельных стелла­жах (или в шкафах) в порядке номеров архивных фондов и дел;
копии на пленочной основе размещаются в хранилищах с нор­мативным для них режимом хранения.

первичных средствах хранения архивных документов.

котором указываются название и номер архивного фонда, номер описи дел (документов), номера единиц хранения, находящихся в них.

деле в Рос­сийской Федерации» // Собрание законодательства РФ. — 2004. — № 43. — Ст. 4169.
ГОСТ 7.48 — 2002. СИБИД. Консервация документов. Основные терми­ны и определения.
Основные правила работы архивов организации. — М., 2002.
Перечень технических средств и оборудования, рекомендуемых для оснащения государственных архивов. — М., 2001.
Правила организации хранения, комплектования, учета и использова­ния документов Архивного фонда Российской Федерации и других архив­ных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук. — М., 2007.

приема и временного хранения, рас­кладывают на стеллажах или столах. Не допускается складировать документы в транспортной таре или в не разобранном виде. Транс­портную тару из архива удаляют.
Запрещается размещать поступившие документы без их осмотра в основные хранилища.

состояние.
При осмотре выявляют: документы, пораженные биологически­ми вредителями; влажные документы; степень запыленности и раз­рушения документов.

изоляции пораженных материалов. Выделение и санитарно-гигиеническая обработка проводятся выборочно или в полном объеме. Выборочное выделение документов на обработку проводит­ся при обнаружении плесневого поражения отдельных дел, докумен­тов. Выделение и обработку всех поступивших материалов в полном объеме осуществляют при массовом плесневении или при обнаружении в делах насекомых.

Документы, пораженные биологическими вредителями

должны сушиться в режиме обдувания сухим воздухом (20-30°; 30-40%) от 5 до 10 суток в развернутом или в развешенном виде; иногда до сушки удаляют избыток влаги пористой бумагой;

Влажные или намокшие материалы высушивают.

хранившиеся в сырых неотапливаемых помещениях, сушат в развернутом виде в течение 3-5 суток при обдувании (вентиляции) обычным ком­натным воздухом, т.е. в режиме принудительной акклиматизации;

(перевозки закрытым транспортом в дождь, туман длительностью не более суток), сушат в режиме обычной комнатной акклиматизации не менее 1-2 суток (в разверну­том виде) или 3-4 суток (в стопе);
4 группа: охлажденные в зимнее время документы после длите­льной их перевозки (более 1 суток) сушат в условиях, нормированных для второй группы, а перевозившиеся не более 2-5 часов — в режиме, нормированном для третьей группы.

ориентировочно, выбороч­ным способом. Обязательному обеспыливанию подлежат обложки и корешки дел, папки, коробки. Полистное обеспыливание проводят при сильном запылении материалов. Обеспыливают документы в спе­циальном помещении в вытяжных шкафах.
На постоянное хранение передаются только сухие, обеспыленные материалы с нормальным санитарно-биологическим состоянием

и разрушенными документами, а также де­ла, выделенные на специальную обработку, использованию не под­лежат. При выдаче дел в читальных залах должен осуществляться контроль за их использованием, полистная проверка наличия и со­стояния документов в делах.

освещенности при использовании документов не дол­жен превышать: на рабочих столах — 100 люкс, при экспонировании на выставках — 50 люкс.

применением ламп накаливания и размещением документов в застекленных витринах. Оборудование витрин внутренними источниками света запрещается. В свободное от посетителей время хранение экспонируемых мате­риалов необходимо проводить в затемненном режиме, уменьшая ос­вещенность помещения и закрывая витрины шторками. Не допускается экспонировать доку­менты на выставке более 2-3 месяцев в году при наличии указанных выше нормированных условий в помещении выставки

света; оставлять документы на рабочих местах в раскрытом виде и без присмот­ра длительное время; снимать копии с документов без разрешения архива; деформировать документы, делать на них пометки, вставки и исправления, вставлять закладки; изымать документы и составные части документов; при­нимать пищу в местах использования документов. Порядок исполь­зования документов, меры защиты и охраны документов должны нормироваться служебными инструкциями архива. Читатели долж­ны обязательно информироваться о правилах использования доку­ментов и санкциях за их нарушение.

экспозиция документов под источниками света, особенно при фотореставрации.
Не рекомендуется многократно копировать одни и те же, часто за­прашиваемые документы. В таких случаях необходимо практиковать замену оригинала резервной копией для многократного копирования.
При реставрации документов должен выполняться комплекс мер, обеспечивающих охрану документов в помещениях лабораторий, ус­ловия их временного хранения, защиту документов при выполнении всех технологических операций реставрации, в том числе защиту све­товую и биологическую

охрану, физическую сохранность, защиту от механических повреждений, дей­ствия света, осадков, высокой влажности.
Транспортные средства и тара для перевозки документов долж­ны быть чистыми. Использование тары и упаковочных средств, быв­ших в употреблении, не допускается.
При внутриархивном перемещении в пределах здания или комплек­са зданий следует предусматривать рациональные пути и средства тран­спортирования, исключая многократное перекладывание документов.

укладке материалов или в режиме, исключающем их подвижки и смещения. Внутригоро­дские перевозки целесообразно проводить в теплое время года в су­хую погоду при относительной влажности наружного воздуха 30-70%.

70%) пребывание документов на открытом воздухе следует ограничивать до минимума, применять при необходимости защитные влагонепроницаемые упаковочные средства (полимерные мешки, ящики с пленкой и т.п.)- При погрузке материалов в транспорт и при выгрузке на новом месте должна быть обеспечена их защита от прямого попадания влаги. Такого рода работы в дождь не производят.

они вынужденно проводятся, время перевозки ограничивают до минимума, влагонепроницаемые герметичные упа­ковки не применяют. После перевозки документы обязательно аккли­матизируют на новом месте по правилам.
Транспортирование документов на дальние расстояния автомо­бильным, железнодорожным, водным, воздушным транспортом дол­жно производиться в упакованном виде в крытых транспортных сре­дствах в соответствии с правилами перевозки ценных грузов, уста­новленными для данного вида транспорта.

и слоем оберточной бумаги с массой не менее 100 г/м~. При перевозках контейнерными отправ­лениями без перегрузок в пути допускается применение мягких упа­ковок документов. Упаковка должна защищать документы от непо­средственного действия влаги. Транспортный пакет собирают из не­скольких кип мягкой упаковки, укладывают его в жесткие щиты и затягивают упаковочной проволокой или полимерной лентой.

вероятность повышения влажно­сти внутри емкости при снижении температуры окружающей среды. В этих случаях целесообразно применять специальную внутреннюю «буферную» защиту, размещая в емкости гигроскопичное вещество (силикагель) из расчета 1/10 к весу бумаги. Поступающие после пе­ревозок в архив документы должны проходить контроль в установ­ленном порядке

уникальных, страхового фонда и фонда пользования, а также документов, временно вывозимых за пределы РФ осуществляется в порядке, установленном основными правилами работы госархивов и методическими рекомендациями отрасли. Эти нормативные и методические материалы определяют также перечень, порядок проведения, технологические режимы спе­циальной физико-химической, биологической, технической обра­ботки документов разных видов, осуществляемой с целью сохране­ния оригиналов и информации АФ РФ.

стр. 31-34