Презентация, доклад на тему Оформление служебных писем

изучении темы: «Организационно- распорядительная документация». Познакомить с правилами составления и оформления информационно-справочной документации (служебные письма).

3. Правила оформления служебных писем.

факсимильной связи, электронной почтой и т.д.

Письмо

Письмо должно иметь:

Текст письма состоит из двух частей:

дату;
номер;
ссылку на дату и номер полученного письма (в письмах-ответах)
адресат;
заголовок (отвечающий на вопрос «о чем?»);
текст;
подпись;
отметку об исполнителе;
отметку о наличии приложений

1. В вводной части указываются причины, вызвавшие составление письма, сопровождаемые ссылками на факты, даты, документы.
2. В основной части письма формулируется его основная цель (предложение, отказ, просьба, гарантия и т.п.)

передачи информации по каналам связи ( телефаксы, телеграммы, телефонограммы) акты, протоколы, справки, докладные и объяснительные записки, заявления и др. Информация, содержащаяся в информационно- справочных материалах, может побуждать к действию или может быть лишь принята к сведению.

для осуществления оперативной связи с другими учреждениями и предприятиями по различным вопросам. Являясь связующим звеном между организациями, переписка занимает около 80% от объема входящей и исходящей документации.

предложения. ГАРАНТИЙНЫЕ- предназначены для извещения о гарантиях оплаты, сроков поставки или качества продукции и услуг. В РЕКЛАМАЦИОННЫХ ( претензионных) излагают требования возмещения убытков, нанесенных из-за нарушения условий контракта или договора другой стороной.

просьбы о предоставлении информации о товарах и услугах у их продавцов или, напротив, предлагают поставить товары или услуги. В ПИСЬМАХ- ЗАПРОСАХ адресат побуждается к ответному письму , в котором он должен разъяснить какой-то вопрос или удостоверить тот или иной факт.