Презентация, доклад по технологии на тему Деятельность секретаря

включает в себя множество функций.

Многочисленные и
многообразные обязанности
современного
секретаря-референта
можно подразделить
на две большие группы:

функции по
документационному
обеспечению управления;
функции по так называемому
бездокументному
обслуживанию руководителя.

покоя руководителя
контакты с персоналом фирмы и забота о гостях фирмы
организация встреч и переговоров руководителя
подготовка командировок руководителя
организация и участие в работе совещаний
контроль исполнения поручений руководства
организация рабочего дня руководителя
резервирование времени
организация рабочего места руководителя
контроль за исправностью и правильной эксплуатацией оргтехники

со значительными различиями в них по степени сложности, важности и т. д.;
- весьма насыщенный рабочий день;
- необходимость выполнять параллельно несколько работ;
- постоянные сверхурочные, незапланированные задания, необходимость в случае срочной работы задерживаться после окончания рабочего дня;
- особые условия работы: телефонные звонки, вызовы и т. п.

на день)
1000 - работа с документами (подготовка писем, текущих документов)
1200 -отправка исходящей документации (по факсу, e-mail, с курьером)
1300 -обеденный перерыв
1400 -работа с руководителем (подпись документов, подготовка проектов документов и т.д.)
1600 -проверка выполнения плана работы на текущий день, внесение корректив, составление плана работы на следующий день, подготовка плана мероприятий для руководителя
В течение дня – ответы на телефонные звонки, прием посетителей, выполнение экстренных поручений руководителя
1730 -завершение работы, выключение оргтехники, проверка окон, уборка документов на свои места.

Конечно, такое планирование является примерным, так как каждый день может вносить свои коррективы, но данного распорядка дня секретарь придерживается для рационального использования своего рабочего времени.

План рабочего дня секретаря (на примере ОУ):

секретаря. Первое впечатление о фирме (учреждении) складывается именно от уровня организации приема. Секретарь фирмы (небольшого учреждения) отвечает за организацию приема всех обратившихся в нее. Секретарь руководителя организует прием посетителей руководством.
Прежде всего, следует позаботиться о приемной, которая должна производить на пришедшего благоприятное впечатление, так как приемная - место первого контакта с фирмой (организацией, учреждением). Приемная должна быть достаточно просторной, с хорошо организованным интерьером, местами для ожидания, с необходимыми объявлениями и, если это возможно, изделиями, характеризующими направление деятельности фирмы.
Секретарь должен уметь встретить посетителей, быть любезным и приветливым, чтобы обеспечить эффективность встречи или сгладить трудные ситуации. От его приветливости, четкости и полноты ответов на вопросы складывается первое представление о фирме в целом.

ему часто дано право определять, с кем руководитель должен встретиться сам, а кто может быть направлен к другим должностным лицам, какие вопросы нуждаются в срочном, первоочередном решении и внимании руководителя.
Организуя прием к руководителю, секретарь должен знать и пропускать беспрепятственно лиц, имеющих к нему доступ в любое время.
Для приема остальных сотрудников организации по текущим вопросам желательно иметь установленные часы и дни, что является основой рационального планирования рабочего дня руководителя, К пришедшим на прием сотрудникам надо обращаться по имени и отчеству, для чего у секретаря должен лежать пофамильный (с именем и отчеством) список (справочник) всех работников организации.

имя, отчество;
организацию, которую он представляет, и его должность;
по какому вопросу;
было ли назначено время приема.

и времени приема посетителей;
вести учет посетителей и контролировать выполнение решений, принимаемых во время приема посетителей;
следить за очередностью приема и регламентом беседы.

обещаний, которые удовлетворяют основные интересы договаривающихся сторон. В свою очередь понятие "наборы обещаний" означает контракты, соглашения, договоры, конвенции, меморандум о взаимопонимании, декреты о согласии, формулы "даю честное слово", а также рукопожатия.