Презентация, доклад к уроку Современное делопроизводство

с казенной чернильницы!
(Н.В. Гоголь «Мертвые души»)

же такое документ?
"Документом называется все то, что служит для регистрации, передачи и сохранении информации о каком-нибудь предмете" - определение Поля Отле из книги "Руководство к администрированию".
Другими словами документ - это материальный носитель с зафиксированной на нем информацией. В качестве такого носителя может служить бумага, диск компьютера, фото - и кинопленка и т. д. Деловой документ служит для фиксации административной (управленческой) информации.

которую сегодня принято называть делопроизводством. В древние времена документы выполнялив основном роль свидетельств о чем-либо и само латинское слово documentum означает "свидетельство". Понимая важность организации делопроизводства еще Петр I издал указ "О подписании протоколов".
В 1720 году был издан "Генеральный регламент", определяющий порядок работы с документами. А в изданной в Санкт-Петербурге в 1857 году книге Н. Воронцова "Делопроизводство или теоретическое и практическое руководство к гражданскому и уголовному, коллегиальному  и одноличному письмоводству" можно прочесть:
"Делопроизводство есть наука, излагающая правила составления деловых бумаг, актов и самих дел в присутственных местах по данным законами формам и по установившимся образцам деловых бумаг".

день даже в наше компьютерное время. Итак, можно дать понятию делопроизводства следующее определение:
Делопроизводство - это деятельность по созданию документов и дел в соответствии с государственными стандартами и организации работы с ними, а именно создание условий для движения, поиска и хранения документов.
Имея в виду это определение, можно сказать, что задачи делопроизводства заключаются в следующем:
оформление деловых документов в соответствии с
требованиями стандартов
создание условий для движения документов (организация
регистрации документов, контроль за движением документов и
сроками их исполнения)
создание условий для поиска исполненных документов
(формирование документов в дела в соответствии с
номенклатурой дел)
- создание условий для хранения документов.

управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом. Деловая информация представляется в виде разного рода документов, исследования показывают, что 75% рабочего времени сотрудников организаций тратится на их подготовку, сопровождение, заполнение, копирование и передачу.
Использование в управлении информационных технологий, обладающих высокой гибкостью, мобильностью и способностью приспосабливаться к различным условиям работы является непременным условием повышения эффективности управленческого труда. Эффективность делопроизводства, как составной части управленческой деятельности, тоже существенно повышается с переходом на компьютерную обработку деловой документации.

оформления деловых документов с помощью текстовых редакторов. Текстовые редакторы позволяют не только повысить скорость оформлления документа, но и существенно повысить его качество по сравнению с "докомпьютерными" технологиями.
Информационные технологии позволяют также обеспечивать удобное хранение документов, которое реализуется в виде многоуровневой структуры папок на диске компьютера. В операционной системе Windows эта задача может быть выполнена, например, с помощью программы Проводник.
Не менее важная задача делопроизводства - это организация регистрации (учета) документов, а также контроль за сроками их исполнения. Причем учет и хранение документов необходимо организовать таким образом, чтобы возможен был быстрый и эффективный поиск любого документа. Эта задача может быть решена с помощью табличных редакторов.

предприятия установить компьютеры, связанные локальной сетью. Необходимым условием функционирования такой системы, является существование потоков электронных документов в виде файлов, а не бумажных копий. Работа с такими документами происходит по унифицированной схеме ЕГСДОУ (Единая государственная система документационного обеспечения управления) с той лишь разницей, что передача их происходит от компьютера к компьютеру, стоящих в разных подразделениях организации. Это существенно повышает скорость прохождения документов, позволяет обрабатывать поступающие документы с помощью текстовых редакторов, баз данных, электронных таблиц. Такой способ ведения делопроизводства и называют безбумажной технологией.
Документы поступившие в организацию по каналам электронной почты или созданные в «электронном офисе», уже существуют в форме, доступной для компьютерной обработки. Несколько большую проблему представляют собой документы, поступившие в организацию в виде бумажной копий. Такие документы можно подвергнуть сканированию и обработке с помощью специализированных программ – систем оптического распознавания текста.

(ДОУ).
Документирование – это процесс создания и оформления документов. Госстандарт определяет документирование как «запись информации на различных носителях по установленным правилам».

предварительное рассмотрение и распределение;
3. Регистрация документов;
4. Контроль исполнения документов;
5. Информационно справочные работы;
6. Исполнение документов;
7. Отправка документов;
8. Систематизация и текущее хранение документов.

и лицом 40 см;
Клавиатура на расстоянии 10 см, от края стола;
Регулярное выполнение гимнастики.

Рабочее место

объекты: тексты, рисунки, таблицы.
Документы могут быть классифицированы:

доступа к документам;
Поиск нужных документов.

Для обработки документа необходимы специальные инструменты. Делопроизводство постоянно обновляется благодаря ИКТ.

ИКТ позволяет повысить производительность труда, внедряя и совершенствуя все новейшие достижения научно – технического прогресса.

его
редакции (Standard, Professional, Developer и др.)

MS Word

оформлять финансовую и экономическую информацию;
Строить различного рода диаграммы для визуального анализа данных;
Осуществлять статистическую обработку данных.

информация (книга контактов и список заданий);
журнал выполненных и планируемых действий;
просмотр и совместное использование документов, файлов и общих папок;
приложения коллективной работы.

Outlook

текста (ABBYY FineReader);

Справочно-правовые системы (Консультан-Плюс, Гарант).