Презентация, доклад Документ и делопроизводство

— М.: Изд-во стандартов, 1984).

Делопроизводство - это…
ведение канцелярских дел;

деятельность, охватывающая документирование и организацию работы с документами

Словарь С. И. Ожегова

«извещаю») означает «доказательство»,

деловая бумага, подтверждающая какой-нибудь факт
или право на что-нибудь;

-письменное свидетельство о чем-нибудь.

-материальный объект, являющийся носителем определенной информации, предназначенный для ёе передачи во времени и пространстве.

Словарь С. И. Ожегова

Государственный стандарт (ГОСТ 16487—83. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. — М.: Изд-во стандартов, 1984).

хранения документа.

рисунки были первыми сообщениями, передававшими информацию от одного человека к другому. В разное время материальными носителями документа были клинописные таблички и папирус, берестяные грамоты и пергамент. Документ проделал долгий путь в истории, пока основным материалом его создания не стала бумага.

в государственных учреждениях, и качество документа определял в первую очередь их почерк. И лишь в конце XIX века в дело создания документа пришла механизация. Но, несмотря на широкое распространение пишущих машинок, процесс создания документа продолжал оставаться достаточно трудоемким. Если возникала необходимость внесения в текст самых незначительных изменений, его приходилось перепечатывать заново.

способно удерживать несколько страниц текста. Но все же настоящая революция в делопроизводстве произошла с появлением персональных компьютеров.

с этим ввел и соответствующую регламентацию работы с документами, которая теперь получила название «делопроизводство».

и т. п. Документ - многофункциональный объект, но …

Основная функция документа:
зафиксировать информацию так, чтобы в дальнейшем ее можно было обрабатывать, хранить, передавать и использовать.

Она является наиболее полным документом по организации документационного обеспечения управления.

По положениям ГСДОУ создаются инструкции по делопроизводству, методики, рекомендации по различным аспектам делопроизводства. В 1993 г. положения ГСДОУ получили дальнейшее развитие в Типовой инструкции по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации.

организаций.

документы, которые предприятие (организация) отправляет другим предприятиям.

Исходящие

документы, которые имеют хождение внутри предприятия и содержат информацию, позволяющую решать внутрипроизводственные задачи.

документы, в которые собирают данные из нескольких первичных документов

(налоговой службы), природоохранительных органов, органов социальной защиты и др.), а документы, поступающие из других организаций или предназначенные для других организаций.

документами можно назвать такие, которые создаются и имеют хождение только внутри предприятия или учреждения.

магнитном носителе.

по типу носителей

правила внутреннего распорядка и должностные инструкции сотрудников.
Распорядительные: приказы, распоряжения и решения по основной деятельности; оформляются однотипно, меняется только название вида документа (приказ, распоряжение, решение) и управляющие слова («Приказываю»; «Обязываю»; «Решил»).
Документы по личному составу - документы, устанавливающие отношения между гражданином и предприятием (приказы о приеме, увольнении, переводе на другую должность и т. п.), трудовые книжки, индивидуальные контракты (договоры) с сотрудниками, их личные дела и лицевые счета по заработной плате.
Информационно-справочные: письма, факсы, докладные записки, телефонограммы и др.

Классификация документов

документов не только с указанными в них основными реквизитами, но и с напечатанными стандартными фразами в соответствии с видом документа;
экономия затрат при считывании информации, содержащейся в документе, непосредственно с экрана монитора, без распечатки на бумаге;
оперативность (от нескольких минут до нескольких часов) при передаче в другое учреждение по электронной почте;
возможность передачи документа по электронной почте любому количеству адресатов;
возможность архивации документов и защиты их от несанкционированного доступа.

в бумажном виде: письма, брошюры и пр. Это требовало использования типографских мощностей, привлечения работников почты, что вело к огромным материальным затратам в масштабе государства. Теперь достаточно издать ограниченное количество бумажных (твердых) копий документа, а в учреждения разослать материалы по электронной почте.

В масштабах одной организации, даже если она имеет несколько филиалов, применяют системы электронного документооборота. Такая форма ведет к сокращению управленческого персонала.

Преимущества
электронного документа
по сравнению с бумажным

умение работать на ПК). Сотрудник сам готовит документы по профилю своей деятельности, а в обязанности секретаря вменяется только контроль за правильностью их оформления и регистрация.

Однако полное вытеснение бумажных документов из делопроизводства произойдет, по-видимому, нескоро. Для этого надо решить ряд вопросов, связанных с признанием юридической силы электронного документа. В их число входит разработка форм, учет движения электронных документов, обеспечение их регистрации. Самым сложным на этом пути станет создание механизма электронной подписи, которая имела бы такую же юридическую силу, как и подпись, сделанная от руки.

санкционированного доступа к
документам;
поиск нужных документов.

постоянно обновляется благодаря компьютерным технологиям. Они позволяют повысить производительность и качество труда, внедряя и совершенствуя все новейшие достижения научно-технического прогресса.

Для решения задач делопроизводства используют различные классы прикладного программного обеспечения (ППО).