Презентация, доклад на тему Основные понятия электронного документооборота

Бодренкова Наталья Владимировна

2017 г

порождают большое количество сопровождающих документов. В результате появляются потоки документов, которые приходится контролировать и перераспределять между различными подразделениями.

Согласно данным Siemens Business Services 
до 30% рабочего времени сотрудников уходит на поиск документов и другие рутинные операции,
15% документов безвозвратно теряется, а
80% времени руководитель тратит на работу с информацией.

Всё это относится к технологиям делопроизводства.

документами.

Документооборот – совокупность взаимосвязанных процедур, обеспечивающих движение документов в учреждении с момента их создания или поступления и до завершения исполнения или отправки и передачи в архив.

зафиксированную на бумаге. Хотя документ может быть зафиксирован на любом физическом носителе данных. Устная беседа, не зафиксированная на физическом носителе информации, не поддаётся точному воспроизведению и не является документом.

Терминологически “документ” – любые сведения (информация), зафиксированные на любом носителе в пространстве и времени.

с характером дальнейшей деятельности и процессом прохождения его по организации.
Однако, обязательными атрибутами любых, в том числе электронных, документов, участвующих в делопроизводстве, являются подпись документа и дата его создания.

Следовательно, документ представляет собой совокупность трёх составляющих:
физический носитель информации,
форма и содержание информации,
обязательные атрибуты: подпись и дата создания.

С их помощью организуют системы электронного документооборота и контроля выполнения заданий, загрузки сотрудников. Цель их использования заключается в сведении к минимуму процессов создания и перемещения бумаг внутри организации.

Автоматизация документооборота заключается в комплексной автоматизации процессов разработки, согласования, распространения, поиска и архивного хранения документов организации.

т.д. породили электронные тексты, электронные документы и электронный документооборот.
Электронные тексты – электронные (машиночитаемые) данные, хранящиеся на любых электронных носителях, доступные для использования в компьютерных программно-технических устройствах и системах. Электронные тексты входят в состав электронных документов (ЭД).
Электронный документ – документ, представленный в электронной форме (оцифрованный или подготовленный на компьютере), имеющий электронную подпись, идентифицирующую (подтверждающую) его подлинность.

информационных технологиях и о защите информации":

Электронный документ – это документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах.

Согласно определению, представленному в п. 3.1 "ГОСТ Р 7.0.8-2013. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" (утв. Приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст),

Электронный документ - это документ, информация которого представлена в электронной форме.

Исходя из этого, можно сделать вывод, что электронный документ - это любой документ, который представлен в электронном виде, в том числе это может быть скан-образ документа, файл, набранный в текстовом редакторе, и т.п.

что электронный документ идентичен заявленному;
достоверность - свойство электронного документа, при котором содержание электронного документа является полным и точным представлением подтверждаемых операций, деятельности или фактов и которому можно доверять в последующих операциях или в последующей деятельности;
целостность - состояние электронного документа, в который после его создания не вносились никакие изменения;
пригодность для использования - свойство электронного документа, позволяющее его локализовать и воспроизвести в любой момент времени.

различных компаний в стандартизованной форме, действенное средство повышения эффективности управления в организациях.

В электронном документообороте используют системы управления документами, автоматизации деловых процедур, обработки изображений документов, оптического распознавания символов и др.

Если говорить кратко, то
Электронный документооборот – это движение электронных документов на предприятии и деятельность по организации этого движения без использования бумажных носителей: регистрация и ввод документов, поиск документов, создание отчетов, контроль исполнения, ведение архива и т.д.

денежных средств
Благодаря системе электронного документооборота снижаются расходы на бумагу, печать, канцелярские принадлежности, а также на почтовые услуги и транспорт. 

Надежность
Передавая документы через сеть, система обеспечивает защиту информации от попадания в третьи руки. Доступ к ней устанавливается в соответствии с правами пользователя.


 

работы в режиме реального времени. Благодаря этой функции руководству легче устанавливать контроль над дисциплиной сотрудников и корректностью выполнения задач.
 
Мобильность
Совершать обмен информацией с помощью системы электронного документооборота можно 24 часа в сутки, из офиса или из дома, из командировки или отпуска. Если под рукой имеется компьютер с электронной подписью и точка доступа в Интернет, то все операции будут доступны.

в общую систему, доступ к которой имеется у руководителя и ответственных лиц. Это исключает вероятность того, что то или иное письмо будет утеряно либо останется без внимания.

Систематизация корреспонденции
Система дает возможность наводить порядок в электронной корреспонденции. Информационные письма, договоры с контрагентами, свидетельства, отчетность и т.д. можно удобно сортировать, чтобы быстро отыскать тот или иной документ при необходимости.

того, что согласование, подписание и другие операции с документами занимают считанные секунды. В том числе, ускоряется процесс заключения сделки с контрагентом. Для подписания двустороннего договора, счетов-фактур и актов требуется ряд простейших действий на компьютере, и не нужно для этого покидать офис. 

Актуальность
В системе электронного документооборота можно настроить осведомление автора о получении письма. При необходимости, адресат может заверить документ подписью с отметкой о прочтении. Таким образом, отправитель всегда находиться в курсе актуальных событий.

подготовленный на компьютере), имеющий электронную подпись, идентифицирующую (подтверждающую) его подлинность.

электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию.

Именно электронная подпись может сделать электронный документ равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручно, т.е. придать ему юридическую силу.

Для юридических лиц — это незаменимый инструмент, который позволяет наладить удобный и эффективный документооборот как внутри компании, так и с внешними контрагентами. Электронная подпись для физических лиц — это способ ускорить и упростить взаимодействие с государственными структурами, работодателями, учебными учреждениями через Интернет.

Понятие электронной подписи

основных проявлениях:

является обязательным реквизитом официального документа, созданного и используемого в бездокументарной форме;

представляет собой некий пласт технически зашифрованной информации, который, в зависимости от используемой технологии вносится непосредственно в заверяемый документ, логически к нему прикрепляется;

формируется в результате предельно сложных математических вычислений посредством криптографических методов.

является юридически и технически полноценной заменой собственноручно выполненной подписи, а при необходимости – еще и гербовой печати.









ЭП используется в электронных торгах, электронном документообороте, электронной отчетности.

и усиленная. При этом усиленная электронная подпись может быть неквалифицированной и квалифицированной.

подписан определенным лицом.

Предназначена для документооборота, позволяет подтвердить авторство, но не гарантирует неизменность документа после его подписания и не обеспечивают юридическую значимость.
Простая электронная подпись применяется для получения доступа к возможностям Единого портала госуслуг. Документы, требующие печати, не могут быть подписаны простой ЭП.

заложены криптографические алгоритмы, которые обеспечивают защиту документов.


Позволяет определить автора подписанного документа и доказать неизменность содержащейся в нем информации.

Такая подпись подойдет для внутреннего документооборота, а также для отправки электронных документов из одной компании в другую. Во втором случае, стороны должны заключить между собой соглашение, устанавливающие правила использования и признания ЭЦП.

Неквалифицированной ЭП можно подписывать документы, которые в бумажном виде заверяются печатью.

может быть получена только в удостоверяющем центре, аккредитованном Минком связи России. К ней прилагается квалифицированный сертификат ключа проверки ЭП.

Сертификат ключа проверки ЭП – электронный или бумажный документ, который подтверждает принадлежность этой подписи конкретному лицу.



Программное обеспечение, необходимое для работы с КЭП, должно быть сертифицировано Федеральной службой безопасности. Следовательно, квалифицированная ЭЦП наделяет документы полной юридической силой и соответствует всем требованиям о защите конфиденциальной информации.

позволяет подтвердить авторство;

усиленная – с использованием криптографических механизмов шифрования; позволяет определить автора подписанного документа и доказать неизменность содержащейся в нем информации;

квалифицированная – теми же методами, что и усиленная, если они проверены и одобрены ФСБ; наделяет документы полной юридической силой и соответствует всем требованиям о защите конфиденциальной информации.

независимо от содержания документа;
ее внешний вид определяется физическим и психическим состоянием подписывающегося;
не может быть утеряна человеком, поскольку неразрывно связана с его личностью;
не требует применения каких-либо дополнительных механизмов для формирования;
не нуждается в какой-либо инфраструктуре для хранения и поддержания;
бессрочна.

документа, поскольку вычисляется на основании удостоверяемого текста;
она всегда разная;
формируется с помощью секретного личного ключа, который физически отделен от подписанта;
ключ ЭП может быть скомпрометирован, потерян, украден, физически уничтожен;
ЭП легко отделима от документа и в равной мере верна для всех его копий;
требует дополнительных математических, криптографических механизмов для ее вычисления при формировании и проверке, нуждается в специальной инфраструктуре (сертификаты открытых и закрытых ключей) на электронных носителях для обеспечения хранения и использования;
имеет ограниченный срок действия.

внесения или невнесения правок в документ;
юридическую невозможность отрицания подписантом факта отправки заверенного документа.

товаров и услуг в интернете;
работы в системе «Клиент-Банк»: формирование и оплата счетов, контроль над имеющимися средствами, распоряжение финансами, получение кредитов;
регистрации операций с недвижимостью;
декларирования в таможенных органах;
участия в электронных тендерах, в том числе государственного и корпоративного заказа;
подачи отчетности в местные органы ФНС, Росстата, фондов социального страхования и другие контролирующие структуры;
обращения за предоставлением административных услуг в электронном виде;
доступа к межведомственным системам (в том числе ЕИАС ФСТ России).

Использование квалифицированной ЭП законодательно признано обязательным при сдаче отчетов и деклараций.

структурами (клиентами, партнерами, контролирующими инстанциями) неминуемо должен быть наделен юридической значимостью и защитой от подделки.
На данный момент использование ЭП является единственным методом решения таких задач.
Получается, нет ЭП – нет электронного документа.

Думается, что через десять лет юридическое лицо, не удосужившееся обзавестись ЭП, будет восприниматься так же, как сегодня — бизнесмен, не пользующийся мобильным телефоном.