Презентация, доклад по теме: Документация и документооборот в бухгалтерском учете 

учетной документации
Классификация первичных учетных документов
Организация документооборота

учета – убедиться в появлении объекта учета или его изменении и зафиксировать эти факты.
Применительно к бухгалтерскому учету можно сказать, что документ - это закодированное определенным образом и зафиксированное на специальном носителе информационное сообщение (свидетельство), удостоверяющее, что факт хозяйственной жизни или существует, или совершен, или должен быть совершен.

момент их совершения.
Документирование хозяйственных операций является одной из отличительных особенностей бухгалтерского учета, так как позволяет осуществлять сплошное наблюдение за хозяйственными процессами.

достоверной информации о хозяйственных процессах и финансовых результатах деятельности организации, необходимой для оперативного управления, а также для ее использования инвесторами, кредиторами, налоговыми и финансовыми органами, банками и иными заинтересованными лицами;

финансовых ресурсов в соответствии с утвержденными нормами, нормативами и сметами;
своевременное предупреждение негативных явлений в финансово - хозяйственной деятельности, выявление и мобилизация внутрихозяйственных резервов.

счетах бухгалтерского учета хозяйственных операций, осуществляемых организацией в процессе своей деятельности, что, в свою очередь, является следствием документального оформления совершенных операций.

бухгалтерией организации ее пользователям. Поэтому в организациях процессу документирования хозяйственных операций должно уделяться большое внимание со стороны не только работников бухгалтерских служб, но и работников других структурных подразделений.

отражения информации о совершенных хозяйственных операциях в регистрах бухгалтерского учета являются первичные документы.
Первичные документы фиксируют факт совершения хозяйственной операции.
К учету принимаются только те документы, которые составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной документации. В процессе осуществления финансово - хозяйственной деятельности для оформления совершенных хозяйственных операций организациям необходимо применять типовые межведомственные формы первичных документов. 

учетные документы должны содержать следующие обязательные реквизиты:
наименование документа;
дату составления документа;
наименование организации, от имени которой составлен документ;
содержание хозяйственной операции;

за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
личные подписи должностных лиц.

комплектуются в хронологическом порядке и сопровождаются справкой для архива, которая содержит:
наименование учетного регистра, к которому относятся данные первичные документы;
период, за который скомплектованы документы;

лица.
Уничтожение документов оформляется актами (на управленческую документацию составляется один экземпляр, на научно - техническую - два), утверждаемыми руководителем организации.

и прокуратуры, судами, налоговыми инспекциями и налоговой полицией на основании их постановлений в соответствии с законодательством Российской Федерации.
Главный бухгалтер или другое должностное лицо организации вправе с разрешения и в присутствии представителей органов, проводящих изъятие документов, снять с них копии с указанием основания и даты изъятия.

время в хозяйственной деятельности, можно классифицировать по следующим основным признакам:
I. По назначению:
распорядительные (дают разрешение на осуществление операций), например, наряды, распоряжения;
исполнительные (подтверждают факт совершения хозяйственной операции – отчеты, накладные);
бухгалтерского оформления (разработочные таблицы);
комбинированные (требования на отпуск материалов).

платежные поручения);
внутренние (составляются на предприятии в различных подразделениях).
III. По способу использования во времени:
разовые (отражают функции нескольких хозяйственных операций, осуществляемых одновременно – приказ, ТТН);
накопительные (для отражения многократно повторяющихся и отличающихся только датой или количеством показателей хозяйственной операции – ведомость на отпуск материалов, лимитно-заборная карта).

(платежные ведомости).
V. По степени механизации:
заполняемые вручную;
заполняемые машинным способом;
получаемые автоматически.
VI. По виду материальных носителей:
бумажные;
магнитные;
электронные;
оптические.
VII. По степени обобщения:
первичные (кассовые ордера);
сводные (отчет кассира).

случае производственной необхо-димости).
IX. В зависимости от характера объекта учета:
материальные;
денежные.
X. По фактам хозяйственной жизни:
документы-ситуации, фиксирующие то или иное состояние (инвентаризационная ведомость);
документы-действия (отражают факты хозяйственной практики – ведомость начисления заработной платы);
документы-события (отражают совершившиеся операции – акты ревизии, аудиторское заключение и т.д.).

носят обязательный характер);
примерные (носят рекомендательный характер);
индивидуальные (разрабатываются для конкретных ситуаций).
XII. Юридически:
подлинные;
подложные.

– протокол согласования цены);
копия;
выписка из документа.
XIV. По срокам хранения:
временного хранения (3 года);
длительного хранения (75 лет);
постоянного хранения.
XV. По степени доступа информации:
с ограниченным доступом;
обычные.

в документ неверные сведения;
рядом с зачеркнутой делается верная запись;
 рядом или на полях документа делается запись «Исправлено на (полностью воспроизводится текст вновь внесенной записи)»;
 лицо, внесшее исправления, подписывается под записью «Исправлено на…» и ставит дату исправления;

с ранее сделанной записью;
 лица, подписывающие документ после внесения в него исправлений, одновременно ставят вторую подпись под записью о внесении исправлений.
Невыполнение любого из перечисленных выше действий в последующем может привести к проблемам с определением, кто и что имел в виду, подписывая этот документ, и какая именно операция фактически была совершена.

операций на счетах бухгалтерского учета составляется бухгалтерская справка об исправительных проводках. Порядок составления такой справки нигде не регламентирован. Никакими нормативными документами не предусмотрена обязательность ее составления.
Исправительные записи в бухгалтерском учете производятся одним из следующих способов:
 неправильно сделанная в предыдущем периоде бухгалтерская запись сторнируется и производится правильная запись;
 производится дополнительная запись на сумму, не отраженную на счетах бухгалтерского учета;
 делается обобщенная проводка, которая приводит счета бухгалтерского учета к такому состоянию, какое было бы в случае первоначально правильного отражения операции (по ошибкам, выявленным по прошлым отчетным годам). Основанием для таких действий является не только процесс

хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее 5 лет.
Рабочий план счетов бухгалтерского учета, другие документы учетной политики, процедуры кодирования, программы машинной обработки данных (с указанием сроков их использования) должны храниться организацией не менее 5 лет после отчетного года, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз.

момента их получения или создания, последующей обработки и использования в бухгалтерии до сдачи в архив. Организация документооборота включает в себя составление графика прохождения документов, контроль за правильностью оформления документов и соответствующим отражением операций на счетах бухгалтерского учета. График прохождения документов (иначе говоря, план-график документооборота) разрабатывается в целях рациональной организации бухгалтерского учета и утверждается руководителем. Он является обязательным для всех работников.

руководителя график документооборота.
Отсутствие графика документооборота не влечет за собой административной или финансовой ответственности, но значительно усложняет работу сотрудников бухгалтерии.
На начальном этапе работы по составлению графика документооборота главный бухгалтер устанавливает круг лиц, которые обращаются с первичными документами (менеджеры по продажам, коммерческие агенты и др.).

арифметически.
1. Проверка по форме заключается в исследовании правильности и полноты оформления документа.
2. Проверка по существу – это проверка законности, обоснованности и целесообразности отраженной в документе хозяйственной операции.
3. Арифметическая проверка – это проверка правильности подсчетов, выведения итогов и т.д.

бухгалтерией документы подвергают бухгалтерской обработке, включающей следующие этапы:
- таксировка – определение денежной оценки показателей документа, приведенных только в натуральных измерителях;
- группировка – объединение определенных документов по некоторым признакам и за определенный период. Ее целью является подготовка сводных данных за какой-либо период.
- контировка – это проставление корреспонденции счетов, которая используется для записи операций в учетные регистры.
После составления бухгалтерской отчетности документы сдаются на хранение, длительность которого определена специальным перечнем и составляет от 3 до 75 лет. Документы длительного хранения сдаются в ведомственные и государственные архивы. Ответственность за обеспечение сохранности документов возлагается на руководителя организации.