Презентация, доклад к конкурсу Моя профессия - секретарь

СР-14
Мелёхина Анастасия

Руководитель мастер п/о
Татьяна Владимировна Зинковская

ГОУ СПО «Таштагольский многопрофильный техникум»

организации без секретаря. И действительно, секретарь- лицо фирмы.
Он первый, с кем сталкивается пришедший в учреждение посетитель.

отвечает на телефонные звонки. Поэтому, от поведения секретаря во многом зависит не только престиж фирмы, в которой он трудится, но подчас и успех партнеров и клиентов фирмы.
По его работе и поведению судят о фирме. Секретарь должен придерживаться «делового фирменного стиля». Точность, компетентность, корректность, оперативность, лаконизм, вежливость и доброжелательность — вот основные его принципы и их надо соблюдать в работе.

Административное, трудовое и хозяйственное право; законодательно-нормативные акты, определяющие порядок работы организации того типа, где он работает;
3. Отрасль в которой он работает, ее взаимосвязи функций, задачи, структуру организации, в которой он работает;

информационному документационному обеспечению управленческой деятельности; вычислительную и организационную технику; основы общей социальной психологии; основы эстетики и этики; делопроизводство: методы создания и оформления документов, организацию работы с документами; бездокументное обслуживание; архивное дело.

планировании рабочего дня; организовать рабочее место руководителя; вести сроковый контроль за поручениями руководства; организовывать информационное обслуживание руководителя;

и оформлять документы с помощью ПК; оперативно размножать документы; обеспечивать быструю передачу информации с помощью средств связи (в т. ч. — факс, электронная почта); вести работу с документами: прием, отправка, первичная обработка документов, распределение, регистрация, контроль, информационно-справочная работа по документам, текущее хранение, уничтожение; вести архив.

предприятия (или подразделения).

его поручению работников.
3. Организует телефонные переговоры руководителя, принимает и передает телефонограммы, записывает в его отсутствие принятые сообщения и доводит до сведения руководителя их содержание.
4. Осуществляет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем — (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте и повестке дня заседания, их регистрация), ведет и оформляет протоколы.

способствующие его эффективной работе.
6. Передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам, печатает по указанию руково-дителя различные материалы.
7. Ведет документационную работу, принимает поступающую на имя руководителя корреспонденцию, осу-ществляет ее систематизацию в соответствии (принятым на предприятии порядком) и передает после ее рассмотрения руководителям подразделений или конкретным испол-нителям для использования в процессе их работы, либо для подготовки ответа, следит за сроками выполнения поручений руководителя по личным заявлениям граждан.

дел, обеспечивает их сохранность и установленные сроки сдает в архив, оформление (в том числе печатание) и рассылка распорядительных документов, писем, телеграмм, документов, писем, телеграмм, телефонограмм, факсов и т. п., подготовка по указанию руководителя и согласование со структурными подразделениями проектов отдельных приказов, справок, писем, командировочных удостоверений и других документов; подготовка и своевременная рассылка материалов к заседаниям, конференциям, семинарам, совещаниям, съездам; контроль за исполнением решений дирекции; организация презентаций и спе-циальных приемов гостей; контроль за праздничными и юбилейными датами; сбор материалов для докладов и речей руководителя.

разнообразием выполняемых задач и потребностью их оперативного решения и необходимостью часто вести параллельно несколько видов работ, многообразием контактов. Поэтому при приеме на работу секретаря предъявляется ряд требований, которые можно разделить на требования к деловым и личным качествам.

проявляются не только при личных контактах, но и при ведении телефонных переговоров.
Именно эти качества создают атмосферу в приемной руководителя, в офисе и помогают в получении поддержки.

Личные качества

складывает из фирменного стиля, который, в свою очередь, включает оформительский и деловой стиль. Разумеется, фирменный стиль будет эффективно воздействовать на клиентов лишь при условии безупречности качества производимых фирмой товаров работ, оказываемых услуг. Но не в меньшей мере его эффективность зависит от дирекции и работников фирмы и в первую очередь — от секретаря.

как бы ни различались обязанности секретаря в зависимости от места и условий его работы, как бы далеко ни шагнул технический прогресс, уже давший в помощники деловому человеку телефон, компьютер, Интернет, электронную записную книжку, – любой руководитель всегда нуждается в человеке, который не только возьмет на себя многочисленные “мелочи”, но и создаст особую атмосферу в приемной, будет надежной опорой и связующим звеном в работе всего коллектива.

К, 2011.
Круглянская Л. «Настольная книга секретаря», справочник, изд. Герда, 2007.
Наволоцкая Я. «Книга секретарских хитростей и курьёзов», изд. НТ ПРЕСС, 2006.
Прохоров А. «Я могу работать в современном офисе», изд. ИНТУИТ. РУ., 2009.
Рогожин М. «Справочник по делопроизводству», изд. Питер, 2006.
Журнал "Секретарское дело», 2010 – 2011г.г.
images.yandex.ru›картинки секретарь