Презентация, доклад на тему Правила сдачи кадровой документации в архив

кадров подписывается составителем с указанием его должности, согласовывается с руководителем службы делопроизводства организации и утверждается руководителем службы кадров.
Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению производятся после составления годовых разделов сводных описей дел постоянного хранения за этот же период. Указанные описи и акты рассматриваются на заседании ЭК организации одновременно. 
Одобренные ЭК организации акты утверждаются руководителем организации только после утверждения экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) соответствующего учреждения государственной архивной службы описей дел.

экспертной комиссии документы подразделяются, на три группы: документы, предназначенные для архивного хранения документы, подлежащие уничтожению документы, необходимые для дальнейшего использования в делопроизводстве К документам, передаваемым кадровой службой в архив, относятся : приказы по личному составу, личные карточки, личные дела, книги, журналы учета сотрудников, алфавитные книги, книги, журналы учета приема, увольнения и перевода работников, книги учета выдачи трудовых книжек, невостребованные трудовые книжки, протоколы заседаний аттестационных и квалификационных комиссий.

экспертной комиссии документы подразделяются, на три группы: документы, предназначенные для архивного хранения документы, подлежащие уничтожению документы, необходимые для дальнейшего использования в делопроизводстве К документам, передаваемым кадровой службой в архив, относятся: приказы по личному составу личные карточки личные дела книги, журналы учета сотрудников, алфавитные книги книги, журналы учета приема, увольнения и перевода работников книги учета выдачи трудовых книжек невостребованные трудовые книжки протоколы заседаний аттестационных и квалификационных комиссий.

выделении их к уничтожению, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января того года, в котором составлен акт. Например, дела с трехлетним сроком хранения, законченные делопроизводством в 1996 г., могут быть включены в акт, который будет составлен не ранее 1 января 2000 г., с пятилетним сроком хранения — не ранее 1 января 2002 г. Акт о выделении к уничтожению документов составляется, как правило, на дела всей организации.

структурного подразделения указывается перед группой заголовков дел этого подразделения. Заголовки однородных дел, отобранных для уничтожения, вносятся в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе.

графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;
при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами «то же», при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);
графа описи «Примечание» используется для отметок об особенностях физического состояния дел, о передаче дел другим структурным подразделениям организации, о наличии копий и т.п.

сдаваться в архив по усмотрению руководства организации. Подготовка дел к передаче в специализированное архивное учреждение требует проведения определенных действий. Так, согласно Основным правилам работы архивов организаций, одобренных решением Коллегии Росархива 6 февраля 2002 года:

каждое дело формируется в соответствии с номенклатурой;
дела, в которые входят документы со сроком хранения более 10 лет, подшиваются и нумеруются;
при необходимости составляются внутренние описи;
в конце каждого дела прикрепляется лист-заверитель;
оформляются обложки дел;
составляется опись всех передаваемых в архив дел.
Оформленные по всем правилам дела сдаются в архивное учреждение.