- Главная
- Разное
- Образование
- Спорт
- Естествознание
- Природоведение
- Религиоведение
- Французский язык
- Черчение
- Английский язык
- Астрономия
- Алгебра
- Биология
- География
- Геометрия
- Детские презентации
- Информатика
- История
- Литература
- Математика
- Музыка
- МХК
- Немецкий язык
- ОБЖ
- Обществознание
- Окружающий мир
- Педагогика
- Русский язык
- Технология
- Физика
- Философия
- Химия
- Шаблоны, фоны, картинки для презентаций
- Экология
- Экономика
Презентация, доклад на тему Технология организации командировок.Служебная командировка …
Содержание
- 1. Технология организации командировок.Служебная командировка …
- 2. Служебная командировка …… это поездка работника по распоряжению
- 3. При подготовке командировок руководителя секретарь… подбирает необходимую для командировки
- 4. Служебное задание Для направления в командировку сначала
- 5. Слайд 5
- 6. Приказ о направлении в командировкуВ соответствии с
- 7. Слайд 7
- 8. Слайд 8
- 9. Приказ о направлении в командировкуПосле подписания приказ
- 10. Приказ о направлении в командировкуПриказы о командировании
- 11. Командировочное удостоверение… является документом, удостоверяющим время пребывания
- 12. Слайд 12
- 13. Отметки о выбытии в командировку, прибытии в
- 14. Командировочное удостоверениеВ каждом пункте назначения в командировочном
- 15. Командировочное удостоверениеКомандировочное удостоверение может не выписываться, если
- 16. Командировочное удостоверениеПри выезде за границу время пребывания
- 17. Командировочное удостоверениеБланк командировочного удостоверения выдается сотрудником, ответственным
- 18. Сроки командировкиДнем выезда в командировку считается день
- 19. План организации командировкиНеобходимо получить информацию о:датах (день,
- 20. План организации командировкиО способе передвижения (на машине, самолетом, поездом);Об удобном времени прибытия /отправления;О форме оплаты билетов.
- 21. План организации командировкиНеобходимо выяснить пожелания руководителя относительно:уровня гостиницы,типа бронируемого номера,формы оплаты (наличные, кредитные карточки, безналичный расчет).
- 22. Бронирование гостиницыЗаявка составляется на бланке письма организации,
- 23. Примерный текст письма-заявки на бронированиеПросим Вас забронировать
- 24. Подтверждение бронированияИсполнитель вправе заключать договор на бронирование
- 25. Подтверждение бронирования …… присылают по факсу, оно содержит:имя гостя, номер брони, период бронирования, тип забронированного номера.
- 26. Класс гостиницы (отеля)На класс (т. е. уровень
- 27. Классификация номеров гостиниц STD (standart) - стандартная
- 28. Классификация номеров гостиниц studio - студия, однокомнатный
- 29. Отмена бронированияВ случае опоздания потребителя с него
- 30. Примерный текст письма, отменяющего бронированиеПросим Вас отменить
- 31. Примерный текст письма, изменяющего условия бронированияПросим Вас
- 32. Приобретение билетовОрганизация командировки руководителя предполагает приобретение (бронирование,
- 33. Стоимость авиабилета …… определяется тарифами на авиабилеты,
- 34. На тариф влияют …класс обслуживания (первый, бизнес
- 35. Железнодорожный билетСВ (Л) - мягкий с двухместными
- 36. Электронный билетЖелезнодорожный билет. Для совершения покупки необходимо
- 37. Электронный билетБланк заказа, полученный при совершении покупки,
- 38. Запрос предварительной информации у принимающей стороныДля организации
- 39. Если запланировано совещание…… необходимо согласовать дату и
- 40. Если запланирован прием в ресторане …… следует
- 41. Запрос предварительной информации Можно запросить принимающую сторону
- 42. Запрос предварительной информации Необходимо выяснить у принимающей
- 43. Запрос предварительной информации Если будет получено указание
- 44. Подбор информационных и справочных материаловСледует организовать подготовку
- 45. Подбор информационных и справочных материаловВозможно, руководителю понадобятся бланки писем, рекламные и презентационные материалы организации.
- 46. Подбор информационных и справочных материаловМожно подготовить набор
- 47. Накануне отъезда необходимо сделать следующее …Иметь проверенную
- 48. Накануне отъезда необходимо сделать следующее …Подтвердить бронирование
- 49. Накануне отъезда необходимо сделать следующее …Определить время
- 50. Командированному необходимы…• паспорт; • билет; • страховой
- 51. Перед отъездом руководителя в командировку секретарь ……
- 52. Во время отсутствия руководителя секретарь …принимает и
- 53. После возвращения руководителя из командировки секретарь…1) информирует
- 54. Отчет включает три раздела1) обоснование необходимости командировки;
- 55. Подготовка заграничных командировок руководителяСекретарь обязан: решить вопрос об организации синхронного перевода; оформления визы и ее вид.
- 56. Российские граждане могут оформлять два вида виз …служебные (деловые) и туристические.
- 57. Готовятся следующие документы …письмо-приглашение (для служебной визы);
Служебная командировка …… это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.
Слайд 2Служебная командировка …
… это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок
для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.
Слайд 3При подготовке командировок руководителя секретарь…
подбирает необходимую для командировки информацию;
готовит совместно с руководителем
программу командировки;
оформляет командировочное удостоверение и другие документы;
по возвращении руководителя обрабатывает материалы по командировке;
информирует руководителя о всех вопросах, возникающих в его отсутствие.
оформляет командировочное удостоверение и другие документы;
по возвращении руководителя обрабатывает материалы по командировке;
информирует руководителя о всех вопросах, возникающих в его отсутствие.
Слайд 4Служебное задание
Для направления в командировку сначала необходимо заполнить служебное задание,
которое в дальнейшем используется для составления отчета о выполнении цели служебной командировки.
Утверждается задание руководителем организации или уполномоченным лицом и передается в кадровую службу для издания приказа о направлении в командировку.
Утверждается задание руководителем организации или уполномоченным лицом и передается в кадровую службу для издания приказа о направлении в командировку.
Слайд 6Приказ о направлении в командировку
В соответствии с новыми учетными формами бланк
приказа о направлении сотрудника в командировку оформляется по форме № Т-9, для направления нескольких сотрудников в одну организацию – № Т-9а.
Слайд 9Приказ о направлении в командировку
После подписания приказ в обязательном порядке регистрируется.
Для регистрации чаще всего используются журнальные формы, в которые заносятся дата и номер приказа, его краткое содержание, должность руководителя, подписавшего документ.
Слайд 10Приказ о направлении в командировку
Приказы о командировании имеют общую нумерацию с
кадровыми приказами.
Хотя приказы о командировании правильнее было бы регистрировать отдельно (например, с индексом «к», а приказы по личному составу – «лс»).
Эти приказы имеют разные сроки хранения (приказы о командировании – 5 лет, приказы по личному составу – 75 лет минус возраст).
Хотя приказы о командировании правильнее было бы регистрировать отдельно (например, с индексом «к», а приказы по личному составу – «лс»).
Эти приказы имеют разные сроки хранения (приказы о командировании – 5 лет, приказы по личному составу – 75 лет минус возраст).
Слайд 11Командировочное удостоверение
… является документом, удостоверяющим время пребывания в служебной командировке, время
прибытия в пункт(ы) назначения и время убытия из него (них).
Командировочное удостоверение оформляется по форме, утвержденной постановлением Госкомстата России.
Командировочное удостоверение оформляется по форме, утвержденной постановлением Госкомстата России.
Слайд 13Отметки о выбытии в командировку, прибытии в пункты назначения, выбытии из
них и прибытии на место постоянной работы:
Слайд 14Командировочное удостоверение
В каждом пункте назначения в командировочном удостоверении делаются отметки о
времени прибытия и выбытия и заверяются подписью ответственного лица и печатью.
Слайд 15Командировочное удостоверение
Командировочное удостоверение может не выписываться, если работник должен возвратиться из
командировки на место постоянной работы в тот же день, в который он был командирован.
Слайд 16Командировочное удостоверение
При выезде за границу время пребывания в загранкомандировке определяется по
отметкам в загранпаспорте, поэтому удостоверение не выписывается.
Слайд 17Командировочное удостоверение
Бланк командировочного удостоверения выдается сотрудником, ответственным за командировки (секретарем).
Заполняется
командировочное удостоверение в одном экземпляре, подписывается руководителем и направляется секретарю, который проставляет отметку о выбытии на оборотной стороне и регистрирует удостоверение в специальном журнале учета работников, выбывших в командировки.
Слайд 18Сроки командировки
Днем выезда в командировку считается день отправления транспортного средства из
места постоянной работы командированного.
Днем приезда – день прибытия указанного транспортного средства на место постоянной работы.
Днем приезда – день прибытия указанного транспортного средства на место постоянной работы.
Слайд 19План организации командировки
Необходимо получить информацию о:
датах (день, месяц) приезда/отъезда;
списке сопровождающих сотрудников
(если руководитель выезжает с группой, то фамилии, имена, отчества, занимаемые должности членов группы);
Слайд 20План организации командировки
О способе передвижения (на машине, самолетом, поездом);
Об удобном времени
прибытия /отправления;
О форме оплаты билетов.
О форме оплаты билетов.
Слайд 21План организации командировки
Необходимо выяснить пожелания руководителя относительно:
уровня гостиницы,
типа бронируемого номера,
формы оплаты
(наличные, кредитные карточки, безналичный расчет).
Слайд 22Бронирование гостиницы
Заявка составляется на бланке письма организации, помимо информации необходимой для
бронирования обязательно указываются:
дата письма-заявки;
фамилия, имя, отчество исполнителя;
номер контактного телефона исполнителя;
номер факса, на который следует направить письменное подтверждение.
дата письма-заявки;
фамилия, имя, отчество исполнителя;
номер контактного телефона исполнителя;
номер факса, на который следует направить письменное подтверждение.
Слайд 23Примерный текст письма-заявки на бронирование
Просим Вас забронировать одноместный номер на имя
Иванова Сергея Петровича в период с 20 по 30 сентября 2012 г. (10 ночей). Оплата клиентом будет производиться самостоятельно.
Кредитная карточка: Visa № 1234 5678 1234 5678 до 10/13.
Будем Вам благодарны за письменное подтверждение бронирования по тел./факсу (495) 123-45-67 на имя заведующей секретариатом Даниловой Д.П.
Кредитная карточка: Visa № 1234 5678 1234 5678 до 10/13.
Будем Вам благодарны за письменное подтверждение бронирования по тел./факсу (495) 123-45-67 на имя заведующей секретариатом Даниловой Д.П.
Слайд 24Подтверждение бронирования
Исполнитель вправе заключать договор на бронирование мест в гостинице путем
составления документа, подписанного двумя сторонами, а также путем принятия заявки на бронирование посредством почтовой, телефонной и иной связи, позволяющей достоверно установить, что заявка исходит от потребителя.
Слайд 25Подтверждение бронирования …
… присылают по факсу, оно содержит:
имя гостя,
номер брони,
период бронирования,
тип забронированного номера.
Слайд 26Класс гостиницы (отеля)
На класс (т. е. уровень сервиса) гостиницы, как правило,
указывает количество присвоенных ей звезд: от 2 до 5.
Слайд 27Классификация номеров гостиниц
STD (standart) - стандартная категория номеров в гостинице;
BDR, BDRM (bedroom) - номер со спальней;
Superior - номер большего размера, чем стандартный;
Corner room - угловая комната;
Balcony - номер с балконом;
Слайд 28Классификация номеров гостиниц
studio - студия, однокомнатный номер больше стандартного, со
встроенной кухней;
family room - семейный номер, размером больше стандартного;
family studio - номер на одну семью с двумя смежными комнатами;
family room - семейный номер, размером больше стандартного;
family studio - номер на одну семью с двумя смежными комнатами;
Слайд 29Отмена бронирования
В случае опоздания потребителя с него взимается, кроме платы за
бронирование, также плата за фактический простой номера (места в номере), но не более чем за сутки.
При опоздании более чем на сутки бронь аннулируется, поэтому в случае изменений бронирование должно быть отменено за сутки до заезда.
Бронирование отменяется (изменяется) на основании заявки.
При опоздании более чем на сутки бронь аннулируется, поэтому в случае изменений бронирование должно быть отменено за сутки до заезда.
Бронирование отменяется (изменяется) на основании заявки.
Слайд 30Примерный текст письма, отменяющего бронирование
Просим Вас отменить бронирование на имя Иванова
Сергея Петровича, № брони 123456,
в период с 20 по 30 сентября 2012 г. (10 ночей).
Будем Вам благодарны за письменное подтверждение отмены бронирования по тел./факсу (495) 123-45-67 на имя заведующей секретариатом Даниловой Д.П.
Будем Вам благодарны за письменное подтверждение отмены бронирования по тел./факсу (495) 123-45-67 на имя заведующей секретариатом Даниловой Д.П.
Слайд 31Примерный текст письма, изменяющего условия бронирования
Просим Вас изменить период ранее сделанного
бронирования (10 ночей с 20 по 30 сентября 2012 г.) на имя Иванова Сергея Петровича, № брони 123456, на новый: с 01 по 10 октября 2012г. (10 ночей).
Будем Вам благодарны за письменное подтверждение изменения бронирования по тел./факсу (495) 123-45-67 на имя заведующей секретариатом Даниловой Д.П.
Будем Вам благодарны за письменное подтверждение изменения бронирования по тел./факсу (495) 123-45-67 на имя заведующей секретариатом Даниловой Д.П.
Слайд 32Приобретение билетов
Организация командировки руководителя предполагает приобретение (бронирование, доставку) билетов.
Как правило,
приобретаются билеты в обе стороны (туда и обратно).
При покупке (бронировании) билета любого класса необходимо выяснить условия его обмена и возврата.
При покупке (бронировании) билета любого класса необходимо выяснить условия его обмена и возврата.
Слайд 33Стоимость авиабилета …
… определяется тарифами на авиабилеты, таксами и скидками, устанавливаемыми
авиакомпаниями, и зависит, в частности, от условий продажи и категорий пассажиров.
Слайд 34На тариф влияют …
класс обслуживания (первый, бизнес и экономический);
сезон;
время,
за которое приобретается билет;
возможность смены даты вылета и возврата билета;
приобретается ли билет "в одну сторону" или "туда и обратно",
срок пребывания в пункте назначения.
возможность смены даты вылета и возврата билета;
приобретается ли билет "в одну сторону" или "туда и обратно",
срок пребывания в пункте назначения.
Слайд 35Железнодорожный билет
СВ (Л) - мягкий с двухместными купе;
СВМ (М) - мягкий
с двух - и четырехместными купе;
М - мягкий с четырехместными купе;
К (К) - купейный с четырехместными купе;
КБ - купейный с купе-буфетом;
КР - купейный с радиостанцией;
ПЛ (П) - некупейный со спальными местами (плацкартный);
О (О) - некупейный с местами для сидения (общий);
ОБЛ (С) - межобластной с местами для сидения;
Р - вагон-ресторан.
М - мягкий с четырехместными купе;
К (К) - купейный с четырехместными купе;
КБ - купейный с купе-буфетом;
КР - купейный с радиостанцией;
ПЛ (П) - некупейный со спальными местами (плацкартный);
О (О) - некупейный с местами для сидения (общий);
ОБЛ (С) - межобластной с местами для сидения;
Р - вагон-ресторан.
Слайд 36Электронный билет
Железнодорожный билет. Для совершения покупки необходимо ввести реквизиты документа, удостоверяющего
личность пассажира.
В отличие от покупки железнодорожного билета на бланке ОАО "РЖД" при покупке электронного железнодорожного билета комиссионный сбор железной дороги не взимается.
В отличие от покупки железнодорожного билета на бланке ОАО "РЖД" при покупке электронного железнодорожного билета комиссионный сбор железной дороги не взимается.
Слайд 37Электронный билет
Бланк заказа, полученный при совершении покупки, не является проездным документом.
Для
посадки на поезд и совершения поездки необходимо обменять электронный билет или пройти электронную регистрацию на поезд.
Слайд 38Запрос предварительной информации у принимающей стороны
Для организации поездки руководителя необходимо связаться
с принимающей стороной и запросить предварительную информацию обо всех официальных и неофициальных мероприятиях программы пребывания руководителя.
Слайд 39Если запланировано совещание…
… необходимо согласовать дату и время его проведения, предварительный
список участников, необходимость подготовки рекламных или информационных материалов.
Слайд 40Если запланирован прием в ресторане …
… следует уточнить дату и время
проведения, предварительный список приглашенных гостей, особенности протокола:
форма приглашения,
одежда,
размещение символики компаний,
именные карточки и т. д.
форма приглашения,
одежда,
размещение символики компаний,
именные карточки и т. д.
Слайд 41Запрос предварительной информации
Можно запросить принимающую сторону о возможности оказания помощи
в бронировании гостиницы, в передвижении по городу (машина с водителем), а также о встрече в аэропорту.
Слайд 42Запрос предварительной информации
Необходимо выяснить у принимающей стороны и записать наименование
должности, фамилию, имя, отчество, телефоны лица, с которым следует осуществлять координацию организационных мероприятий.
Слайд 43Запрос предварительной информации
Если будет получено указание руководителя, необходимо проинформировать сотрудников,
сопровождающих руководителя, о предстоящей командировке и заказать транспорт для встречи (проводов) руководителя и сопровождающих его лиц.
Целесообразно регулярно (во время ежедневных докладов) сообщать руководителю о ходе подготовки его командирования.
Целесообразно регулярно (во время ежедневных докладов) сообщать руководителю о ходе подготовки его командирования.
Слайд 44Подбор информационных и справочных материалов
Следует организовать подготовку и представление документов, необходимых
для переговоров (проекты контрактов, сертификаты, заключения экспертов, бизнес-планы и т. д.), в т. ч. на CD или других электронных носителях.
Слайд 45Подбор информационных и справочных материалов
Возможно, руководителю понадобятся бланки писем, рекламные и
презентационные материалы организации.
Слайд 46Подбор информационных и справочных материалов
Можно подготовить набор сувенирной продукции с эмблемой
организации: ручки, календари, ежедневники, в допустимых случаях – образцы продукции и т. д.
Слайд 47Накануне отъезда необходимо сделать следующее …
Иметь проверенную информацию о прибытии/отъезде: место,
точное время прибытия/отъезда, номера рейсов.
Убедиться, что билеты выкуплены и доставлены.
Иметь окончательный список отъезжающих в командировку.
Убедиться, что билеты выкуплены и доставлены.
Иметь окончательный список отъезжающих в командировку.
Слайд 48Накануне отъезда необходимо сделать следующее …
Подтвердить бронирование гостиницы.
Проверить наличие командировочного(-ых) удостоверения(-й).
Иметь
утвержденную программу пребывания.
Убедиться, что выполнены все необходимые заказы, связанные с проведением мероприятий.
Убедиться, что выполнены все необходимые заказы, связанные с проведением мероприятий.
Слайд 49Накануне отъезда необходимо сделать следующее …
Определить время и место отъезда и
сообщить об этом водителю.
Предоставить окончательную информацию о возможных изменениях в программе пребывания сотрудникам компании, сопровождающим руководителя в командировке.
Составить контрольный список необходимых для поездки личных и служебных документов.
Предоставить окончательную информацию о возможных изменениях в программе пребывания сотрудникам компании, сопровождающим руководителя в командировке.
Составить контрольный список необходимых для поездки личных и служебных документов.
Слайд 50Командированному необходимы…
• паспорт;
• билет;
• страховой полис;
• кредитные карточки;
• командировочное удостоверение;
• визитные
карточки;
• документы и материалы.
Слайд 51Перед отъездом руководителя в командировку секретарь …
… должен получить максимум информации
о своих действиях во время отсутствия руководителя.
Необходимо проконтролировать и вопрос подписи документов во время отсутствия начальника.
Необходимо проконтролировать и вопрос подписи документов во время отсутствия начальника.
Слайд 52Во время отсутствия руководителя секретарь …
принимает и обрабатывает корреспонденцию,
регистрирует документы
и группирует их по рубрикам,
телефонные звонки, поступившие в адрес руководителя, записываются в специальном журнале регистрации телефонных переговоров.
телефонные звонки, поступившие в адрес руководителя, записываются в специальном журнале регистрации телефонных переговоров.
Слайд 53После возвращения руководителя из командировки секретарь…
1) информирует его о вопросах, которые
возникли в период его отсутствия;
2) обрабатывает материалы командировки;
3) оформляет отчетные документы.
Слайд 54Отчет включает три раздела
1) обоснование необходимости командировки;
2) последовательность решения вопросов;
3) выводы
и рекомендации.
Слайд 55Подготовка заграничных командировок руководителя
Секретарь обязан:
решить вопрос об организации синхронного перевода;
оформления визы и ее вид.
Слайд 57Готовятся следующие документы …
письмо-приглашение (для служебной визы);
заграничный паспорт;
две заполненные
анкеты;
две фотографии;
полная копия паспорта гражданина РФ;
справка с работы;
медицинская страховка;
копия билета;
копия подтверждения о бронировании гостиницы.
две фотографии;
полная копия паспорта гражданина РФ;
справка с работы;
медицинская страховка;
копия билета;
копия подтверждения о бронировании гостиницы.
