Презентация, доклад на тему Организация документооборота в специальной коррекционной школе

Медногорска

создания или получения до завершения исполнения, отправки адресату или передачи в архив. (ГОСТ Р6.30-2003)

наиболее коротким, маршрут - прямым, время прохождения - минимальным.
Главное правило организации документооборота заключается в оперативном движении документов по кратчайшему пути с минимальными затратами времени и труда.
От того, насколько четко организован процесс их прохождения, зависит эффективность управления учреждением в целом.

их предварительное рассмотрение, распределение
регистрация документов;
информационно-справочная работа;
исполнение документов;
контроль исполнения документов;
отправка адресатам или направление в дело;
систематизация (формирование дел) в соответствие с номенклатурой;
текущее хранение и использование документов
подготовка и передача на архивное хранение документов

информации (руководители, специалисты) и пунктами технической обработки документов (регистрация, копирование и тиражирование, прием, отправка, формирование дел и т.Д.). Документопоток – это совокупность документов одного вида или назначения, имеющих единый маршрут

документопотока:


содержание или
функциональная принадлежность;

структура;

режим или цикличность;

направление;

объем

Входящие документы

Внутренние документы

Исходящие документы

документов;
предварительное рассмотрение и распределение документов;
регистрация документов и формирование справочно- информационного банка данных по документам;
рассмотрение документов руководителем и передача их сотрудникам для исполнения, ознакомления или использования в работе;
исполнение, использование документов или ознакомление персонала с документами.

документа по порядку и поступления.
Регистрации в день их поступления подлежат все документы, требующие учета, исполнения, использования справочных целях.

:

Регистрация документов -

фиксация факта создания или поступления в организацию документа путем проставления на нем регистрационного индекса с записью необходимых сведений о документе в регистрационных формах

600 документов в год регистрация документов производится в журналах регистрации входящих и исходящих документов.

форма журнала регистрации входящих документов

форма журнала регистрации исходящих и внутренних документов

документа;
адресат (корреспондент);
краткое содержание или заголовок;
отметка об исполнении (запись о решении вопроса, номера документов-ответов);
исполнитель;
примечание.

хранятся в рамках самой организации, не выходя за ее пределы.

документы, которые создаются организацией и остаются в ней.
на стадии подготовки они проходят путь исходящих документов, а на стадии исполнения — входящих.
распорядительные документы и протоколы всегда регистрируются отдельно по видам:
к порядковым номерам приказов по личному составу через дефис добавляются литеры «к» или «л»;
порядковые номера приказов по административно-хозяйственной деятельности должны содержать соответствующие обозначения - «ад» или «ахд» и т.д.

как и с исходящими документами:

составление проекта документа исполнителем;
проверка правильности оформления проекта документа;
согласование проекта документа;
подписание документа руководителем (утверждение, в необходимых случаях):
регистрация документа (при повышенных требованиях к обеспечению сохранности документов или их больших объемах);

операций такой же, как и с входящими документами:

передача документов исполнителю
(копирование документа при наличии
нескольких исполнителей);
контроль исполнения документа;
исполнение документа;
проставление отметки об исполнении;
подшивка исполненного документа в дело.

наименований дел, создающихся в процессе деятельности организации, с указанием сроков их хранения, утвержденный в установленном порядке;
является классификационным справочником, обязательным для составления во всех государственных организациях, и должна содержать полный перечень дел, заводимых всеми структурными подразделениями.
.

последнем квартале текущего года.
Утверждается руководителем.
Оформляется на общем бланке организации.
Вначале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию.
По окончании делопроизводственного года в конце номенклатуры дел заполняется итоговая запись о количестве заведённых дел (томов), отдельно постоянного и временного хранения.
Сведения, содержащиеся в итоговой записи номенклатуры дел организации, в обязательном порядке сообщаются архивному учреждению, о чём в номенклатуре дел проставляется отметка с указанием должности лица, сделавшего отметку, и расшифровки его подписи.

материалы»; «общая переписка» и т.п.).
В графе 3 указывается количество дел (томов). Она заполняется по окончании календарного года.
В графе 5 в течение всего срока действия номенклатуры проставляются отметки о заведении дел, о выделении дел к уничтожению.

с их исторической, экономической, культурной и иной ценностью классифицируются по срокам хранения: временного хранения (до 10 лет включительно), длительного срока хранения (свыше 10 лет), постоянного срока хранения

их систематизация внутри него

работа по формированию дел состоит из следующих операций:
раскладка документов по папкам (делам) и подшивка документов;
расположение документов внутри дел в определенной последовательности;
оформление дела.

толщине
не более 4 см

Помещать в дело
только исполненные
документы
(в одном экземпляре)

Переписка формируется
за период календарного года,
располагается
в хронологической
последовательности

Документы внутри
дела располагаются
в хронологическом,
предметно-логическом
порядке

Проекты
документов
группируются
отдельно
от утверждённых
документов

Дела постоянного
и временного сроков
хранения формируются
раздельно

При наличии в деле нескольких частей
(томов) индекс и заголовок дела
проставляют на каждом томе
и тома нумеруют

группировать документы
только одного
календарного года,
а также
переходящие документы
прошедшего года

архивное хранение.

Документы, отобранные в процессе экспертизы на постоянное или временное (свыше 10 лет) хранение, сдают в архив организации.

Оперативное

Архивное

хранит документы

Заключается специальный
договор хранения

Указывается срок хранения
(обычно 75 лет)

Регламентирует:

Утверждается руководителем

Принимается (внутренний акт)
Положение о хранении документов

Виды документов,
подлежащих хранению

Другие
вопросы

Меры, обеспечивающие
сохранность и конфиденциальность
сведений

Порядок учёта
и регистрации
поступающих
на хранение
документов

Структурные
подразделения,
обеспечивающие
хранение
документов

Сроки
хранения

Порядок выдачи
хранящихся документов
для работы с ними

(устав общеобразовательного учреждения; договор с учредителем;
положения о подразделениях; должностные инструкции сотрудников; структура и штатная численность; штатное расписание; правила внутреннего трудового распорядка)

Информационно-справочные документы
(протоколы, планы, отчеты, справки, акты, докладные и объяснительные записки, письма, телеграммы и телефонограммы, договоры, трудовые соглашения, контракты и др.).

Учебно-педагогическая документация
(алфавитная книга записи обучающихся, личные дела учащихся, классные журналы, журнал учета пропущенных и замещенных уроков и др.).

Распорядительные документы
(приказы, инструкции);

учреждения.
Положение– это правовой акт, определяющий порядок образования, задачи, обязанности, права, ответственность и организацию работы образовательного учреждения.
Должностная инструкция – нормативный документ, в котором определены функции, права, обязанности, ответственность работника учреждения, а также взаимоотношения в процессе деятельности.
Правила внутреннего трудового распорядка – локальный нормативный акт, регламентирующий порядок приема и увольнения работников, основные права, обязанности и ответственность сторон трудового договора, режим работы, время отдыха, применяемые к работникам меры поощрения и взыскания, а также иные вопросы регулирования трудовых отношений.

целях решения возникающих в процессе деятельности стратегических и тактических задач.
Распоряжение – правовой акт, издаваемый в целях разрешения оперативных вопросов. Как правило, имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга организаций должностных лиц и граждан.1
Протокол –организационно-распорядительный документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.

объективность описываемой ситуация;
полнота информации, необходимой для обоснования принимаемых мер;
краткость и лаконичность;
нейтральность и неличный характер изложения;
безэмоциональная оценка ситуации и фактов;
соответствие содержания текста и распоряжений руководителя нормам права и его компетенции,определенной уставом учебного заведения;
следование нормам официально-делового стиля речи.

– М.,2006)

наименование юридического лица;
наименование вида документа (приказ);
дата издания;
регистрационный номер;
заголовок;
текст;
отметка о наличии приложения;
подпись должностного лица;
визы;
отметка об исполнителе;
отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

по пожарной безопасности в учреждении.
Инструкция по охране труда при работе в кабинете ________.
Инструкция по охране труда при проведении демонстрационных опытов по ____.
Инструкция по охране труда при проведении лабораторных опытов и практических занятий по __________.
Инструкция по охране труда при работе на учебно-опытном участке.
Инструкция по охране труда при проведении экскурсий по биологии.
Инструкция по охране труда при работе в кабинете информатики.
Инструкция по охране труда при проведении занятий по легкой атлетике.
Инструкция по охране труда при проведении занятий по лыжам.
Инструкция по охране труда при проведении занятий по спортивным и подвижным играм (футбол, волейбол, баскетбол, теннис и др.).
Инструкция по охране труда при проведении спортивных соревнований.
Инструкция по охране труда при проведении массовых мероприятий.
Инструкция по охране труда при проведении прогулок, туристских походов, экскурсий, экспедиций.
Инструкция по охране труда при перевозке обучающихся, воспитанников автомобильным транспортом.
Инструкция по охране труда при использовании технических средств обучения.
Инструкция о мероприятиях по антитеррористической безопасности.
Инструкция о мерах пожарной безопасности в здании образовательного учреждения и на прилегающей территории.
 Инструкция по охране труда при работе слесарным инструментом
 Инструкция по охране труда водителя школьного автобуса.
 И т.п.

для подтверждения установленных фактов, событий.
Справка – документ, подтверждающий какие-либо факты или события (в школе это могут быть справки об обучении в данном классе данной школы; справки о подтверждении перевода из другого образовательного учреждения; справки для сотрудников).
 Докладная записка – это документ, о сложившейся ситуации, имевшем место явлении или факт выполненной работы, а также содержащий выводы и предложения составителя.
Объяснительная записка – документ, объясняющей причины какого-либо события, факта, поступка.

составляемый на работника и содержащий краткие сведения о нем (образование, стаж, семейное положение, трудовая деятельность и т.д.).
 Личное дело сотрудника – это совокупность документов, содержащих наиболее полное сведения о работнике и его трудовой деятельности.
 Трудовая книжка - основной документ о трудовой деятельности. Заполняется на основании Постановления Министерства труда РФ от 10.10.2003 № 69( в ред. От 31.100.2016) «Об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек».

дела учащихся;
классные журналы;
журналы факультативных занятий;
журналы групп продленного дня;
 книга учета бланков и выдачи свидетельств об обучении
  книги протоколов педагогического совета школы;
 книги приказов;
 книги учета личного состава педагогических работников;
  журнал пропущенных и замещенных уроков

заменять традиционные документ электронными, где это возможно.

фонде Российской Федерации и архивах от 07.07.1993 №5341-1;
Закон Российской Федерации «О государственной тайне» от 21.07.1993 № 5485-1 (с изм. и доп. от 06.10.1997);
Федеральный закон «Об обязательном экземпляре документов» от 29.12.1994 № 77-ФЗ;
Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации» от 20.02.1995 № 24-ФЗ;
Федеральный закон «Об электронной и цифровой подписи» от 10.01.2002 № 1-ФЗ.
Кроме того, существует и действует Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (М., 2006)

документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»
  
Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству… в федеральных органах исполнительной власти, утвержденные приказом Росархива от 23.12.2009 г. № 76
  
Письмо Министерства образования Российской Федерации от 20.12.2000 г. № 03-51/64 «О Методических рекомендациях по работе с документами в общеобразовательных учреждениях»