Презентация, доклад по делопроизводству на тему Организационные функции секретаря по подготовке совещания

знаний секретаря, его умением четко выполнять свои обязанности, освобождая руководителя от нерациональной траты времени.
Важными факторами успеха в работе секретаря является умение вести себя с людьми и способность создавать благоприятное впечатление, повышающее авторитет его руководителя.

ВВЕДЕНИЕ

том числе.
Должностная инструкция секретаря включает в себя:
общие положения;
функции работника;
должностные обязанности;
права секретаря;
ответственность;
взаимоотношения;
оценка работы;

Документационные
Связаны с документационной информацией, её поиском, учетом, хранением и т.п.

для анализа и принятия решения руководителем;

направление документов, не требующих рассмотрения руководителем, непосредственно в структурные подразделения или ответственным исполнителям;

составление номенклатур дел;

формирование дел;

постоянный контроль за правильным оформлением всей документации, образующейся в деятельности организации;

- оказание методической помощи сотрудникам, ответственным в организации за ведение делопроизводства и т.п.

Важно создать обстановку нормального хода совещания, не допуская его срывов.
Если секретарь не принимает участия в совещании, то он дежурит у телефона, сокращая до минимума персональные вызовы.
Если секретарь принимает участие в работе совещания, то ему может быть поручено ведение протокола. Под личным контролем секретаря находится и решение таких вопросов, как размножение материалов для рассылки.
Во время совещания секретарь ни в коем случае не должен отлучаться из приемной, так как в любой момент участникам совещания может понадобиться его помощь.
Совещания оперативного характера проводятся обычно в кабинете руководителя, поэтому секретарь должен позаботиться об обеспечении участников совещания бумагой для записей. После совещания следует привести кабинет в порядок.

«500 советов секретарю». М.: Альфа-Пресс, 2006.
Анохина, А. А. «Совещание: подготовка шаг за шагом», Секретарь-референт. – 2007. – №5. – С. 8–16; №6. – С. 8–12. 
Славинская, О. В., А. И. Малиновский «Секретарское дело: пособие» М.: РИПК Минтруда и соцзащиты, 2010.
Смирнова Е. П. «Делопроизводство для секретаря». М .: Омега-Л., 2010